Résumé
Fulton County Schools (FCS) est le quatrième plus grand système scolaire de Géorgie avec plus de 14 000 employés à temps plein et à temps partiel, dont plus de 7 500 enseignants et autres personnels certifiés, qui travaillent dans 106 écoles et bâtiments administratifs et de soutien.
Afin de suivre les partenariats et les activités entre les entreprises locales, les communautés d'apprentissage et les écoles, un grand classeur Excel a été conservé. Cette méthode rendait difficile l'identification rapide des écoles manquant de partenariats ou des organisations partenaires ayant participé à tel événement/programme. Étant donné que ce classeur était géré par un petit segment du département des communications, aucun autre département ne pouvait facilement accéder aux informations, ce qui conduisait à la redondance et à l'inefficacité.
Grâce à BPA CRM et à la flexibilité de BPA No-Code Solution Builder, FCS a pu créer un système très puissant pour gérer les relations, les dons, les programmes et les événements. PowerBI aide à identifier les écoles qui n'ont pas de partenaires commerciaux, afin que les relations entre les écoles et les partenaires locaux puissent être établies rapidement et facilement. Des applications de gestion des subventions et de suivi des problèmes constitutifs sont actuellement en cours de développement dans BPA CRM.
Défi
L'Excel Partner Relationship Tracker était géré par une petite équipe de 5 personnes au sein du service de communication. Pour chaque groupe de parties prenantes, un onglet Excel distinct a été conservé (écoles, partenaires communautaires, base de données Faith,…). Pour les partenariats, une colonne « Partenaires » a été mise à jour manuellement. Faire des doubles entrées prenait beaucoup de temps. c'est-à-dire que dans la section Écoles, une colonne Partenaires religieux a été maintenue et que dans la section Foi, une colonne « Partenariats scolaires » a donné l'information inverse.
Pour chaque nouvel événement ou programme, un nouvel onglet Excel a été ajouté au fichier. Les partenaires participant à l'événement ont été copiés/collés dans le nouvel onglet. La préparation des rapports était pénible et prenait beaucoup de temps. Il n’existait pas de moyen simple de savoir à quels événements un partenaire avait participé ou auquel il avait fait un don au cours de son partenariat.
Toutes les demandes concernant les écoles et les partenariats devaient être adressées et traitées par l'équipe des relations communautaires.
Stratégie
FCS était déjà passé à Office 365 et utilisait largement SharePoint 2013 au cours des dernières années. Par conséquent, SharePoint Online semblait être la bonne plateforme pour remplacer Excel Partner Relationship Tracker.
Avec BPA CRM, FCS disposait d'un excellent point de départ pour suivre les détails des parties prenantes et leurs contacts associés. Un endroit pour suivre les activités et attribuer des contacts aux campagnes (événements/programmes) a ensuite été développé. La section Opportunités a été identifiée comme une option potentielle pour suivre les dons.
BPA et les développeurs de FCS ont passé la majeure partie du temps de développement à concevoir les relations plusieurs-à-plusieurs entre les écoles et les partenaires. L'objectif était d'étendre la page de détail prête à l'emploi d'une école et de voir quels partenaires sont affiliés. En cliquant sur l'un des noms d'un partenaire, l'utilisateur doit être redirigé vers la page de détails du partenaire, où il peut voir les autres écoles soutenues par ce partenaire. En même temps, l'utilisateur souhaite voir à quels événements et programmes une personne de ce partenaire a participé. Si ce partenaire a assisté au déjeuner de Thanksgiving, en cliquant sur le nom de l'événement, l'utilisateur peut désormais voir immédiatement quels autres partenaires ont participé.
Tout a été construit avec des listes et des vues SharePoint. Une fois l'architecture correcte configurée, l'interface utilisateur de BPA CRM a été étendue sans code à l'aide de BPA No Code Solution Builder. FCS a effectué la configuration de SharePoint en interne. BPA a aidé dans les phases conceptuelles et dans certaines configurations avancées de BPA CRM.
Avec l'ajout de PowerBI, un utilisateur peut désormais ouvrir une carte du comté de Fulton et voir quelles écoles ont des partenariats, les bulles de géolocalisation s'affichant dans différentes couleurs en fonction du nombre de partenariats. Le tableau de bord des dons affiche les dons reçus, ainsi que ceux en cours. Un tableau de bord de campagne affiche le nombre d'événements organisés et le nombre de participants à chaque événement.
Une demande de soumission de subvention est actuellement en cours de création à l'aide de Nintex Workflow et Nintex Forms. Une fois qu'une subvention est financée, elle sera ajoutée dans BPA CRM et apparaîtra sous les écoles en ajoutant un nouvel onglet « Subventions ». Une nouvelle entrée de menu permettra aux utilisateurs de trouver rapidement des subventions, de gérer leurs dates d'expiration et de suivre les échéanciers de paiement. Un tableau de bord des subventions sera créé avec PowerBI pour illustrer les secteurs fournissant des subventions, le financement sur la durée de vie de la subvention et les projections sur 5 ans du financement des subventions.
