Securitas BELUX hat seinen Hauptsitz in Brüssel und beschäftigt mehr als 7000 Mitarbeiter in Belgien und Luxemburg. Die angebotenen Dienstleistungen basieren auf den folgenden Säulen: permanente Bewachung, mobile Sicherheitsdienste, technologische Lösungen, Überwachung, Empfang und Bewirtung, Sicherheit, IKT und damit verbundene professionelle Dienstleistungen.
Die Vision des Unternehmens bestand darin, von einem abteilungsbasierten Managementsystem zu einem prozessbasierten System überzugehen. Das bestehende System zur Änderung eines Prozesses war umständlich und nicht effektiv, einschließlich zu vieler Schritte und E-Mails.
Securitas BELUX suchte nach einer Möglichkeit, Wissen über ihre internen Prozesse zentral mit allen Mitarbeitern zu teilen und Prozessverantwortliche für ihre eigenen Themen verantwortlich zu machen. Die Prozesse mussten den lokalen Vorschriften in Belgien und Luxemburg sowie der Norm ISO 9001:2015 entsprechen.
Die angestrebte Lösung musste visuell sein, flexibel genug, um bestehende Prozessdiagramme (Turtle-Diagramme) mit ihrem Genehmigungssystem darzustellen, zentral für alle Geschäftsbereiche in 3 Sprachen verfügbar und kompatibel mit Microsoft SharePoint. Securitas wollte ihr bestehendes Qualitätsmanagementsystem auf Basis von Lotus Notes außer Betrieb nehmen.
Der Kunde erwartete außerdem, dass das System für die Verwaltung von Compliance-Dokumenten, Risikomanagementelementen, KPIs, Leistungsbewertungen und allen erforderlichen ISO 9001:2015-Themen zur Aufrechterhaltung der Zertifizierung verwendet werden würde.
Es wurde schnell ein Pilotprojekt erstellt, das eine globale Prozesslandkarte mit Geschäftseinheiten und Prozessen umfasste, die nach den Deming-Prinzipien (Plan-Do-Check-Act) gruppiert waren. Die Prozesse wurden weiter in High-Level- und Sub-Level-Prozesse unterteilt. Eine Prozessdetailseite wurde so konfiguriert, dass sie die benötigten zugehörigen Informationen enthält, die für einen Prozess relevant sind, wie Eingabedaten, Ausgabedaten, Hauptaktivitäten, Compliance-Dokumente, Indikatoren, Risiken usw. Vorhandene Prozesskarten und Turtle-Diagramme wurden in die konfigurierte Lösung importiert.
Für die Genehmigung, Veröffentlichung und Versionierung von Prozessseiten wurde ein Workflow konfiguriert. Der Workflow wurde so konzipiert, dass die Berechtigungen bei der Bearbeitung von Prozessen verwaltet werden, sodass nur die betroffenen Personen in bestimmten Arbeitsbereichen genehmigen und veröffentlichen können.
Im Einklang mit der neuen Art des „Prozessdenkens“ wurden Dokumente und Inhalte schrittweise von Lotus Notes auf BPA migriert.
Securitas hat die BPA-Software in „SMS“ umbenannt, was für Securitas Management System steht, als vollständiges Prozessmanagementsystem, das nicht nur die Prozesse selbst, sondern auch die direkt verknüpften KPIs, Leistungsbewertungen, Risikomanagementelemente und Compliance-Dokumente hostet.
Das Tool bietet eine großartige Möglichkeit, alle Geschäftsprozesse zu verwalten, die notwendig sind, um das Unternehmen am Laufen zu halten, alle Regeln und Vorschriften einzuhalten und den Qualitätskriterien der ISO 9001:2015 gerecht zu werden. Die Lösung wurde kürzlich erweitert und Securitas ist mit der Implementierung des Systems für die DSGVO- und ISMS-Vorschriften für Securitas fast fertig.
Securitas nutzt die Lösung in verschiedenen Niederlassungen in Belgien und Luxemburg, insgesamt 19 Niederlassungen. Durch die Einführung der Lösung im Ausland konnten wir über 90% unserer bestehenden Prozesse gemeinsam nutzen und dennoch die landesspezifischen Spezifikationen, Gesetze und Vorschriften beibehalten. Da es möglich war, generische Prozesse über die Länder hinweg zu teilen, mussten sie sich nur auf die Besonderheiten jedes Landes konzentrieren, was den Zeitaufwand für die Implementierung von SMS an anderen Orten verkürzte. Dies war eine effiziente Arbeitsweise, da sie in kürzerer Zeit mehr erreichen konnten.
Eines ihrer strategischen Ziele ist die Nutzung der Software für unsere General Review of Internal Processes (GRIP). Mit GRIP hat Securitas die Kontrolle über alle Prozesse und Indikatoren in einer einzigen Ansicht. GRIP bietet einen Einblick in die Lücken in ihrem Qualitätssystem. Schließlich ist diese Analyse der Schlüsselbestandteil für die Erstellung eines Aktionsplans zur Behebung des Mangels an Daten, Prozessen und Qualität.
Wir haben die BPA-Software in „SMS“ umbenannt, was für Securitas Management System steht, als vollständiges Prozessmanagementsystem, das nicht nur die Prozesse selbst, sondern auch die direkt verknüpften KPIs, Leistungsbewertungen, Risikomanagementelemente und Compliance-Dokumente hostet.
SMS gibt uns eine großartige Möglichkeit, alle Geschäftsprozesse zu verwalten, die notwendig sind, um unsere Unternehmen am Laufen zu halten und die Regeln und Vorschriften der ISO 9001:2015 einzuhalten. Die Lösung wurde kürzlich erweitert und wir sind mit der Implementierung des Systems für die DSGVO- und ISMS-Vorschriften für Securitas fast fertig.
Jetzt wissen wir sofort, ob unsere Prozesse – verteilt auf Belgien und Luxemburg – beschrieben sind oder nicht. Durch die Einführung der Lösung im Ausland konnten wir über 90% unserer bestehenden Prozesse teilen und die Implementierung des Tools in einem fremden Land/einer ausländischen Einheit beschleunigen, da wir uns nur auf die Beschreibung bestimmter Abweichungen konzentrieren mussten.
Dienstleistungen
BPA-Qualitäts- und Risikomanagement
Microsoft SharePoint
Risikomanagement
Prozessmanagement
Wichtige Leistungsindikatoren
Compliance-Dokumentenmanagement