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Erfolgsgeschichte vom Fischmarkt in Sydney

Zusammenfassung

Was machst du? Beschreiben Sie Ihr Unternehmen.

Der Sydney Fish Market betreibt eine Großhandelsauktion und einen funktionierenden Fischmarkt und beherbergt sechs Fischhändler, die Australiens größte Auswahl an frischen Meeresfrüchten anbieten. Es handelt sich um den größten Markt seiner Art auf der Südhalbkugel, auf dem täglich über 100 verschiedene Arten von Meeresfrüchten gehandelt werden.

Der Standort ist mehr als nur ein Ort, an dem Meeresfrüchte gehandelt werden, er hat sich zu einem führenden Tourismusziel entwickelt und präsentiert Feinschmeckern und Meeresfrüchte-Enthusiasten aus ganz Australien und der ganzen Welt die besten australischen Produkte. Besucher können die Vielfalt und Qualität frischer und gekochter Meeresfrüchte aus der Region erleben, die weltweit bekannt sind.

Herausforderung

Was war Ihr Problem und welche Herausforderungen hinderten Sie daran, das Problem einfach zu lösen?

SFM nutzt seit etwa 15 Jahren (ab 2001) ein anderes QMS-Softwarepaket. Seit einiger Zeit sind die Mitarbeiter von diesem Produkt desillusioniert und versuchen, die Verwendung zu vermeiden, da es bei der Aufrechterhaltung der Ordner-Ebenen-Struktur zu Komplikationen kam. Der Zugriff auf die Offline-QMS-Dateien wird von Mitarbeitern genutzt, was zu einem Verlust der Dokumentenkontrolle im System führt. Daher wurde nach einem geeigneten Ersatzprodukt gesucht, das als benutzerfreundlich, intuitiv und vor allem als webbasierte Plattform angesehen werden kann, die mit den aktuellen Methoden des Cloud-Informationsmanagements vertraut ist.

Wie haben Sie von unserer Lösung erfahren? Haben Sie andere Anbieter in Betracht gezogen? Nach welchen Kriterien haben Sie BPA und Microsoft ausgewählt?

In den letzten Jahren hat SFM damit begonnen, SharePoint als bevorzugte Dokumentenverwaltungsplattform zu verwenden. Es hat sich herausgestellt, dass einige Softwareunternehmen mittlerweile QMS-Softwareprodukte herstellen, die sich in SharePoint integrieren lassen, was zu einer Untersuchung der verfügbaren Qualitätsmanagementsoftware führt.

Die folgenden Kriterien waren die festgelegten Parameter, in denen die aktuellen QMS-Funktionen mit den vorgeschlagenen ISO-Inhalten und der damals verfügbaren BPA über SharePoint-Software verglichen wurden:

  • DOKUMENTENKONTROLLE
  • DOKUMENTENSPEICHERUNG UND ZUGRIFF
  • AUFGABENMANAGEMENT
  • NICHTKONFORMITÄTSMANAGEMENT
  • SCHADENSBERICHT
  • VORFALLMANAGEMENT (TRACKING)
  • TRENDANALYSE (DASHBOARD – BERICHTE)
  • RISIKOMANAGEMENT
  • KONTROLLVERWALTUNG
  • AUDIT-MANAGEMENT
  • Managementbewertung
  • TRAININGSKURSE
  • COMPLIANCE-DOKUMENTE
  • WISSENSBASIS (WERTVOLLE INFORMATIONSQUELLEN)
  • WARTUNG / KALIBRIERUNG

Was war die Lösung? Wie wurden Ihre Herausforderungen bewältigt?

Die oben genannten Kriterien gaben den Anstoß, BPA selbstbewusst als bevorzugte Lösung für den zukünftigen Ersatz und Betrieb des QMS zu verfolgen. Interne Kommunikation unter der Leitung der QHSE-Abteilung, um das Unternehmen davon zu überzeugen, mithilfe der geplanten Arbeitsumgebungen auf BPA umzusteigen. Für die Installation und Einführung der BPA-Software wurde ein lokaler SharePoint-Berater (Myriad Technologies) kontaktiert, um ihn bei den Aufgaben zu unterstützen, die jetzt im Leistungsumfang enthalten sind. Dadurch wurden die Bereiche, die für das QMS bei SFM erforderlich sind, bis zu einem gewissen Grad erkannt, wie zum Beispiel: Inhaltserstellung, Migration von Inhalten, Endbenutzertests, Workshops zur Unterstützung der technischen Implementierung und Systemtests.

Strategie

Wie haben Sie die Lösung implementiert? Wie lange hat es gedauert? Welche neuen Herausforderungen hat die Umsetzung mit sich gebracht?

Myriad Technologies stellte die Basiskonfigurationen während ihres Installationsprojekts bei SFM bereit. Dieser Konfigurationsprozess wurde vom damals verfügbaren Endbenutzerteam (QHSE) und IT-Personal durchgeführt, um sicherzustellen, dass die Struktur mit der am besten verstandenen Architektur für das Qualitätsmanagementsystem abläuft. Im Verlauf des Projekts wurden Anpassungen vorgenommen. Auf der Startseite lieferte die Dropdown-Struktur für die gekachelten Inhalte die Architektur, wie das Endprodukt aussehen wird – in der die Klauseln, die der aktuellen ISO-Struktur entsprechen, gut widergespiegelt werden.

BPA-Lösungen wurden bei SFM mit der vorhandenen SharePoint-Plattform implementiert, was einen großen Einfluss auf die Benutzerfreundlichkeit der Lösung für die SFM-Mitarbeiter bietet. Laut Feedback der Mitarbeiter erscheinen alle Inhalte der BPA-Lösungen als betitelte Kacheln, was seit der Implementierung der Lösung als benutzerfreundlich und intuitiv gilt.

Die vollständige Implementierung dauerte etwa zwei Monate und über 35 Arbeitsstunden, wobei das Projekt von Myriad Technologies geleitet wurde. Im Anschluss an die Einführung hat Belinda die direkt konfigurierbaren Elemente, die bezüglich der Darstellung der Fußzeileninhalte in einigen Microsoft-bezogenen Programmen angesprochen wurden, hervorragend unterstützt. Im Laufe der Zeit nach der Einführung Mitte 2017 wurde Belinda immer häufiger mit den Konfigurationsanforderungen im Zusammenhang mit dem Anzeigeinhalt des Webparts „Data Viewer“ kontaktiert.

Bei der Implementierung der Lösung gab es für mein Team zunächst mehrere Herausforderungen. Insbesondere auf die Ansichtselemente der hochgeladenen Dokumente. Doch seitdem wir uns noch intensiver mit der Lösung auseinandergesetzt haben, haben alle bei SFM nun die Inhalte mit größerem Verständnis erfasst. Insbesondere für die Korrelation der Microsoft-bezogenen Methode zum Hochladen und Verwalten von Datenspuren des Verlaufs.

Ergebnisse

Welche Ergebnisse haben Sie mit BPA Solutions erzielt – sowohl anekdotisch als auch messbar?

Anekdotische Ergebnisse betrafen das einfache Auffinden und Verstehen von Beziehungen eines bestimmten Inhalts zu dem, was im Bereich der ISO-Struktur relevant ist.

Zusätzlich zum Potenzial von BPA wurde geplant, mehr Inhalte mit Arbeitselementen aus anderen Abteilungen bei SFM einzubeziehen. Dies ermöglicht die umfassende Zusammenarbeit von Kollegen aus der sicheren Basis von BPA Solutions.

Ein Großteil der messbaren Ergebnisse ist auf die einfache Erstellung einer konsistenten Berichterstattung zurückzuführen, die heute die Grundlage des monatlichen QHSE-Berichts bildet. Als repräsentative Zahlen für ein fortlaufendes Berichtsformat wurden die aktuellen Rohdaten verwendet, die möglichst genau in die BPA-Lösungen eingepflegt wurden. Ungefähr 50 % aller bisher zusammengeführten Dokumente konnten in eine überschaubare Ansicht umgewandelt werden, die für alle bei SFM von entscheidender Bedeutung ist.

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