Résumé
Que fais-tu? Décrivez votre entreprise.
Benoit Pineault Inc., société mère de Refraco, a été fondée en 1955. Refraco est présente sur le marché des réfractaires pour la transformation primaire et secondaire de l'aluminium depuis 1995 et joue toujours un rôle important dans la recherche sur l'aluminium au Canada. Nous fabriquons également des pièces et des systèmes clé en main pour les fonderies, l’industrie minière et les industries à haute température et à environnement agressif. Notre connaissance des matériaux réfractaires nous permet de réaliser des pièces complexes qui seront soumises à des chocs thermiques et mécaniques à très hautes températures. Les pièces Refraco sont saluées dans le monde entier pour la qualité de leurs matières premières, le savoir-faire utilisé pour leur fabrication et le rendu des surfaces des pièces fabriquées.
Défi
Quel était votre problème et quelles difficultés vous ont empêché de résoudre facilement le problème ?
Au cours des dernières années, notre système de gestion de la qualité a été soutenu par différents fichiers électroniques ou applications spécifiques qui demandaient beaucoup de temps et d'efforts. Avec une croissance rapide de l'entreprise, il était pénible de créer tous ces outils répondant à nos besoins en matière d'amélioration de la qualité. De plus, la création de KPI était difficile car nous devions relier de nombreuses données différentes à différents systèmes pour les obtenir correctement et les risques n'étaient pas non plus contrôlés.
Comment avez-vous connu notre solution ? Avez-vous pensé à d'autres prestataires ? Quels critères avez-vous utilisés pour sélectionner BPA et Microsoft ?
Nous avons fait quelques recherches sur Internet pour trouver des logiciels ou des applications cloud disponibles qui pourraient répondre à nos besoins. Nous avons sélectionné 5 ou 6 prestataires différents pouvant nous apporter une solution adaptée à notre activité et à nos besoins futurs en termes de gestion de la qualité et de technologies. Les critères qui nous ont poussé à choisir le BPA étaient :
- Conformité totale aux normes ISO ;
- Base cloud ou logiciel ;
- Intégré à Microsoft Office 365, suite à la décision de l'entreprise d'utiliser principalement les outils Microsoft ;
- Coût de mise en œuvre ;
- Coût de la licence ;
- Coût du support ;
- Accès sur appareil mobile ;
- Interface personnalisable ;
- Accès facile à l'équipe d'assistance (fuseau horaire);
- Facile à apprendre;
- Faible effort de gestion ;
- Temps de formation.
Quelle était la solution ? Comment a-t-il répondu à vos défis ?
BPA nous permet de nous conformer aux exigences de la norme ISO 9001:2015 tout en simplifiant la manière de gérer la qualité à travers ses modules spécifiques. L'interface est personnalisable, ce qui est une très bonne chose car nous avons la possibilité de configurer chaque information et de voir uniquement ce que nous devons voir à l'écran. Les alertes sont facilement paramétrables pour que les actions soient prises en charge par les responsables, qu'ils soient membres du BPA ou non.
Stratégie
Comment avez-vous mis en œuvre la solution ? Combien de temps at-il fallu? Quels nouveaux défis la mise en œuvre a-t-elle créés ?
Nous avons choisi d'opter pour un plan de support minimum pour mettre en œuvre BPA, ayant déjà de bonnes connaissances informatiques en place. Nous avons été et sommes toujours bien accompagnés dans le développement de la solution par l’équipe BPA Solutions. Nous avions un super utilisateur dédié à plein temps au projet et il ne nous a fallu que 3 mois pour arriver au Go-Live et ce fut un grand succès. Dans la première partie du projet, nous nous sommes concentrés sur le processus de non-conformités en parallèle du processus d'audit.
Nous avions des objectifs spécifiques à atteindre de manière à répondre aux besoins en KPI de l'organisation. Cela nécessitait une amélioration majeure au sein de la base de données elle-même. Cela nous amène à ajouter des tableaux de données, des champs de données et à adapter les outils BPA pour répondre à ces besoins. Nous avons dû définir des flux de travail pour adapter des procédures personnalisées.
La pandémie de COVID-19 ajoute au défi, en raison du travail à l’extérieur de nos installations. La formation en ligne était la règle actuelle et pas toujours facile à mettre en œuvre.
Résultats
Quels résultats avez-vous obtenus grâce à BPA Solutions – à la fois anecdotiques et mesurables ?
La collaboration avec les outils Microsoft Office 365 est l'un des plus grands avantages de l'utilisation de BPA.
Le temps et les efforts nécessaires pour atteindre les objectifs de gestion de la qualité sont réduits et le coût de la gestion de la qualité est inférieur à celui de notre solution précédente. Le temps de gestion du système a été réduit d'au moins 25%.
BPA est très simple à utiliser et nous permet de communiquer efficacement avec tous les utilisateurs de Microsoft Office 365 au sein de notre organisation.
Vous n'avez pas besoin de vous connecter à une session membre à chaque fois que vous ouvrez l'application, l'intérêt de documenter les éléments de qualité est donc accru.
Vous pouvez accéder à BPA sur chaque appareil mobile, ce qui réduit le délai de documentation des événements.
La personnalisation n'est pas trop compliquée et nous permet de configurer chaque cadre à la demande de chaque service.
Y a-t-il quelque chose de spectaculaire dans la facilité avec laquelle il a été de déployer ou d'impliquer des employés ?
En moins de 3 heures de formation, vous pouvez amener un nouvel utilisateur à travailler facilement avec l'application, nécessitant un minimum d'assistance.
Les utilisateurs sont pleinement engagés à utiliser le BPA tout au long du processus qualité.
