Contrôle facile des documents
La gestion des documents de conformité n'est pas une tâche facile. La plupart des organisations gèrent différentes versions des mêmes documents sur différentes plateformes. En conséquence, les utilisateurs finaux partagent des documents par e-mail et passent beaucoup de temps à trouver les bons documents.
Le module de contrôle des documents du logiciel eQMS contient toutes les configurations prédéfinies nécessaires à un système de gestion de documents performant, couvrant le cycle de vie complet des documents, de la création à l'archivage, en suivant les approbations des documents et en garantissant que les utilisateurs finaux comprennent les documents. Le passage aux solutions BPA eQMS réduira considérablement les coûts et offrira une expérience beaucoup plus engageante aux collaborateurs. Calculez ici vos économies de coûts.
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Faites confiance aux approbations de documents avec les signatures électroniques
La plupart des réglementations stipulent que seuls les utilisateurs autorisés peuvent approuver les documents. Le composant eSignature de BPA élève les capacités de SharePoint lors de la signature de documents. L'outil oblige les utilisateurs finaux à se réauthentifier lors de l'approbation des documents et à se conformer aux réglementations. Une fois signée, un horodatage est ajouté dans le document et la signature électronique est invalidée lorsque le document est modifié. Grâce aux flux de travail prédéfinis, nous garantissons que les documents peuvent être signés par des utilisateurs autorisés uniquement pour les étapes spécifiques du flux de travail et évitons que le même signataire signe plusieurs étapes.
Réduisez le travail manuel grâce à l’automatisation des documents
Sur la base de notre expérience avec des centaines de clients, nous avons développé des flux de travail automatisés préconfigurés sur Power Automate pour l'ensemble du cycle de vie des documents, y compris les demandes de documents, l'identification, la révision, l'approbation, la publication, la formation, la révision et l'archivage. Ces flux de travail couvrent les exigences typiques des organisations et peuvent être facilement modifiés pour répondre aux besoins uniques du client. Avec un logiciel de contrôle de documents prêt à l'emploi, les clients peuvent réduire considérablement le travail manuel et mettre en service leur système de gestion de documents (DMS) de premier ordre en quelques jours, et non en quelques mois !
Accéder aux documents sur le terrain avec power apps
Document Power Apps permet aux utilisateurs de première ligne d'accéder facilement aux documents sur les téléphones intelligents, même hors ligne. Grâce au lecteur de codes-barres inclus dans l'application, les utilisateurs visualisent la dernière version publiée d'une procédure ou d'une instruction de travail en scannant un code-barres. Les utilisateurs parcourent facilement les documents par processus et sous-processus et visualisent leurs documents favoris d'un simple toucher du doigt.
Remplacez les e-mails encombrants par des rappels intelligents
Les utilisateurs finaux passent beaucoup de temps à partager des documents par courrier électronique, ce qui est contre-productif. Avec BPA Reminders, les utilisateurs finaux reçoivent une seule notification pour tous les documents en attente d'approbation ou de formation. Des rappels intelligents garantissent que les documents sont approuvés dans les délais et que les personnes concernées sont formées aux procédures importantes.
Améliorez la productivité du travail d'équipe avec des discussions en temps réel
Microsoft Teams est l'endroit idéal pour discuter en temps réel et éliminer la frustration liée aux e-mails. Avec Teams Productivity, les utilisateurs finaux peuvent demander à un chatbot des documents en attente d'approbation ou de formation, et rechercher n'importe quel document à partir de la boîte de discussion dans Teams. Le partage de documents dans le cadre de discussions en temps réel est la nouvelle façon de collaborer efficacement entre les membres d'une équipe. Une fiche de document est ajoutée au flux de discussion avec des options permettant d'afficher le document, de créer une tâche de suivi et de planifier une réunion. L'option de recherche similaire offre aux utilisateurs un moyen simple d'afficher des documents corrélés tout en discutant.
Laissez l’IA simplifier la gestion des documents
BPA Cognitive Search augmente l'intelligence humaine pour trouver les bons documents en posant des questions courantes à un chatbot. L'algorithme d'IA répertorie rapidement les documents les mieux correspondants. Grâce au système intelligent d'affinement de la recherche « Trouver des produits similaires », les utilisateurs trouvent des documents pertinents comme jamais auparavant, en fonction de leurs propres modèles de similarité.
Améliorez la prise de décision grâce à la business intelligence
Le module logiciel de contrôle de documents s'intègre parfaitement à Microsoft Power BI, offrant des possibilités de reporting illimitées. Parmi les rapports intéressants liés au DMS, la matrice de formation documentaire est un rapport de business intelligence interactif pour simplifier le suivi de la formation documentaire et prendre des décisions plus rapides. Les utilisateurs obtiennent des informations instantanées sur les collaborateurs qui ont besoin d'une formation sur des documents spécifiques.
Faites-en plus avec les technologies microsoft 365
Le module logiciel de contrôle de documents exploite les technologies Microsoft 365, telles que Teams, Power Platform et SharePoint pour une expérience utilisateur ultime sur n'importe quel appareil. Soyez aligné sur vos stratégies informatiques pour renforcer la sécurité et réduire les coûts lors de la gestion des documents.
Avantages uniques du logiciel BPAQuality365®
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