Résumé
Que fais-tu? Décrivez votre entreprise.
Sakata Seed America, Inc. est une filiale en propriété exclusive de Sakata Seed Corporation située à Yokohama, au Japon. Sakata Seed America, Inc. a son siège à Morgan Hill, en Californie et sélectionne, produit et vend des génétiques végétales et ornementales hybrides et à pollinisation libre par le biais de graines et de boutures aux distributeurs en gros. Sakata Seed Corporation est en activité depuis plus de 100 ans et Sakata Seed America depuis plus de 40 ans. Sakata est le plus grand obtenteur, producteur et grossiste mondial de graines de brocoli, et sélectionne, produit et vend des graines de tomates, poivrons, carottes, betteraves, melons, pastèques, épinards et plus encore. Sakata est hautement reconnu pour ses célèbres Sunpatiens®, mais aussi pour la pensée, le calibrachoa, la célosie, le bégonia, le gerbera, l'ostéospermum et bien d'autres produits ornementaux.
Défi
Quel était votre problème et quelles difficultés vous ont empêché de résoudre facilement le problème ?
Avant de mettre en œuvre BPA Quality, nous disposions de plusieurs systèmes de fichiers de gestion de documents développés en interne qui incorporaient des méthodes de travail manuelles distinctes pour maintenir et gérer notre système de gestion de la qualité (QMS) pour (3) initiatives de conformité réglementaire qui couvrent divers sites commerciaux. Les parties prenantes de la conformité réglementaire du système de gestion de la qualité ont contacté notre équipe pour identifier une solution de système de gestion de la qualité numérique tout-en-un qui prend en charge nos exigences, notamment la gestion des documents, la gestion de la conformité, la gestion des audits et la gestion des risques.
Comment avez-vous connu notre solution ? Avez-vous pensé à d'autres prestataires ? Quels critères avez-vous utilisés pour sélectionner BPA et Microsoft ?
Le paysage des solutions QMS était grand ouvert pour nous. Allons-nous vers une solution QMS client/serveur autonome ? Voulons-nous explorer une solution complémentaire ERP ? Après avoir interrogé notre communauté d'utilisateurs QMS, nous avons appris que tous les membres de l'équipe connaissaient SharePoint (notre intranet et nos bibliothèques de documents). Nous avons concentré notre recherche sur l'identification de solutions QMS qui exploitent SharePoint. La recherche a révélé quelques solutions SharePoint QMS qualifiées. Nous avons en fait découvert BPA Quality en interrogeant un fournisseur potentiel de solutions QMS en lui demandant d'identifier quelques-uns de ses principaux concurrents.
Nous avons évalué chaque fournisseur de solutions en fonction de la plateforme prise en charge (SharePoint 2013, 2016, en ligne) et des fonctionnalités prêtes à l'emploi (gestion des documents, gestion des audits, gestion de la formation, CAPA, non-conformité, comptes, contacts et gestion des risques). . BPA Solutions était le choix de décision clair, voté par nos parties prenantes en matière de conformité réglementaire du système de gestion de la qualité et notre équipe d'infrastructure.
Quelle était la solution ? Comment a-t-il répondu à vos défis ?
Nous avons profité de cette occasion pour examiner et aligner les (3) initiatives de conformité réglementaire du système de gestion de la qualité et leurs méthodes de travail manuelles associées afin d'utiliser le même ensemble de modules Qualité BPA. Nous disposons désormais d'un ensemble unique d'instructions de travail pour gérer nos initiatives de conformité réglementaire du système de gestion de la qualité.
Stratégie
Pourquoi l’équipe a-t-elle décidé de migrer vers 0365 ?
La migration de BPA Quality de SharePoint 2013 vers Office 365 était la phase finale de notre projet de migration de batterie de serveurs SharePoint 2010 et 2013.
Ce processus a-t-il été facile avec les conseils du BPA ? Comment avez-vous mis en œuvre la solution ? Combien de temps at-il fallu? Quels nouveaux défis la mise en œuvre a-t-elle créés ?
Nous avons tiré parti de l'expertise de notre fournisseur de solutions d'affaires SharePoint, Compass 365 (compass365.com), basé en Californie pour diriger notre projet de migration BPA de SharePoint 2013 vers Office 365. BPA nous a accompagné à chaque étape du processus.
Le projet de migration BPA nous a pris quatre mois. Nous avons migré avec succès (16) applications BPA uniques, (25) Nintex Workflows et (3) Nintex Component Workflows. La majorité des efforts de migration ont été consacrés à la refactorisation des workflows Nintex (actions Onprem vs Office 365 et workflows de site vs workflows de composants).
Résultats
Quels résultats avez-vous obtenus grâce à BPA Solutions – à la fois anecdotiques et mesurables ?
Le PDG de notre société note : « La direction de [Sakata Seed America, Inc.] s'est engagée à améliorer les processus clés au cœur de notre activité. À cette fin, au cours de la dernière année, nous avons réalisé d'importants investissements en ressources, notamment en personnel, en expertise-conseil et en applications, tous destinés à faire progresser nos systèmes de gestion de la qualité, ou SMQ.
Notre activité se développe, avec sa complexité et ses risques. Notre concentration sur le système de gestion de la qualité vise à permettre une meilleure gestion des risques, des niveaux d'efficacité plus élevés et des résultats financiers globalement améliorés.
Notre mise en œuvre de BPA Quality a été conçue en mettant l’accent sur la gestion des audits. Les parties prenantes à la conformité réglementaire du système de gestion de la qualité sont désormais en mesure de naviguer efficacement dans un audit en localisant rapidement les documents de conformité demandés, les tâches/actions liées, les pièces jointes associées et tout autre élément/matériel demandé.
Y a-t-il eu quelque chose de spectaculaire dans la facilité de déploiement ou d'engagement des employés ?
Nous avons baptisé QRS notre mise en œuvre de la qualité BPA, en référence à notre devise d'entreprise, « Qualité, fiabilité et service ». QRS (BPA Quality) est la pierre angulaire de notre organisation. BPA Quality est notre plateforme QMS et notre moteur d'application de processus métier de base.
Lorsqu'on me demande « Qu'est-ce que la qualité BPA ? », j'utilise l'analogie selon laquelle la qualité BPA est ma boîte polyvalente sans code de « briques Lego ». Nous avons initialement mis en œuvre BPA Quality pour soutenir (3) les initiatives de conformité réglementaire du système de gestion de la qualité. On nous demande souvent : « Pouvez-vous créer une application QRS pour mon processus métier ? » En fonction des exigences et de la complexité, nous pouvons rapidement construire une application « brique Lego » du début à la fin en quelques heures ou quelques jours.
L'adoption et l'engagement de la communauté d'utilisateurs se sont déroulés sans problème. Nous avons implémenté une redirection d'URL qui restitue un canal QRS Microsoft Teams. Nous avons déployé QRS dans un canal Microsoft Teams (onglet site web). Nous avons utilisé l'onglet Posts comme outil de communication polyvalent (questions et réponses générales, forum communautaire, conseils/astuces d'utilisation, etc.). L'onglet Fichiers sert de référentiel général de documents pratiques.
