Histoire de réussite du Groupe-E

Que fais-tu? Décrivez votre entreprise.

Groupe-E est un fabricant, producteur et distributeur d'énergie électrique, ainsi qu'un producteur de services et de biens liés à la transition énergétique. L'entreprise compte 2'600 collaborateurs, répartis sur une dizaine de sites à travers la Suisse.

Quel a été votre défi et quelles solutions ont été mises en œuvre ?

Nous disposions déjà d'un logiciel de gestion de la qualité puisque nous sommes certifiés depuis une quinzaine d'années. Cependant, nous avons remarqué que la plupart des éditeurs de logiciels du marché, hormis BPA Solutions, n'ont pas pris le virage numérique et n'envisageaient pas d'utiliser les nouvelles technologies dans les développements futurs. D’un autre côté, nous avions besoin d’être davantage connectés à notre système d’information existant. Le logiciel que nous avons utilisé était correct mais déconnecté du reste de l'informatique de l'entreprise. Troisièmement, nous recherchions une plateforme de collaboration globale pour toute l'entreprise qui nous permettrait d'avancer par nous-mêmes sans avoir à faire systématiquement appel au fournisseur.

Comment avez-vous découvert BPA Solutions ?

Nous avons lancé une étude de marché en 2021, évalué une dizaine de produits et opté pour BPA Solutions.

Comment la solution BPA a-t-elle été mise en œuvre ? Combien de temps at-il fallu?

Vers la fin de 2021, nous avons commencé avec un projet pilote. En 2022, nous avons commencé à déployer la solution de production et à migrer les documents existants (plus de 4000). Ensuite, nous avons mis en place des solutions supplémentaires.

Quels modules ont été déployés ?

Nous avons commencé par déployer la solution de gestion documentaire, incluant la gestion du cycle de vie complet des documents. Nous avons ensuite opté pour la gestion globale des risques d’entreprise et le contrôle financier. Nous travaillons désormais sur la partie amélioration continue, incluant le reporting d'incidents, le suivi des non-conformités, les fournisseurs, les réclamations clients, les suggestions d'améliorations, et tous les aspects qui rendent le SMQ dynamique et vivant.

Quels résultats avez-vous obtenus avec les solutions BPA ?

Le premier objectif majeur était d’avoir une plateforme de collaboration commune et non plus des logiciels déconnectés. Nous recherchions une solution simple et utilisable par tous. Nous avons plus de 1000 personnes sur le terrain, qui utilisent plutôt des téléphones portables ou des tablettes. Nous ne pouvions pas leur demander d'attendre d'être au bureau pour commencer à utiliser le logiciel. Le logiciel devait être simple à utiliser, assez intuitif, sans avoir à lire un manuel avant de l'utiliser. Nous souhaitions également un système évolutif, sur lequel nous ayons un contrôle total sans avoir besoin de solliciter BPA pour chaque modification.

Comment jugez-vous l’expertise de l’équipe BPA ?

Nous avons constaté que BPA est un partenaire de longue date de Microsoft avec une connaissance approfondie des technologies SharePoint et Microsoft 365. Ils connaissent les dernières tendances et outils, ont su répondre à nos questions et nous guider avec les technologies Microsoft.

Quels autres avantages avez-vous retirés de ce projet ?

C’était une dynamique favorable car nous venions de déployer Teams à l’échelle mondiale et SharePoint est utilisé depuis longtemps pour le stockage de documents. La présentation et les graphismes du logiciel sont très similaires aux autres produits que nous avons implémentés dans le groupe. Cela signifie que les gens ne sont pas perdus. Nous n'avons eu aucun retour de personnes disant : « Je ne comprends pas l'outil, je ne sais pas à quoi il sert et comment l'utiliser ». C'était bien. De plus, nous avons réussi à impliquer plusieurs personnes en interne provenant de différents départements et à transférer des connaissances sur SharePoint et BPA. La connaissance des logiciels ne dépend pas seulement de quelques personnes, mais nous avons réussi à impliquer différentes personnes dans différentes unités commerciales.