Basée à Bruxelles, Securitas BELUX compte plus de 7000 collaborateurs en Belgique et au Luxembourg. Les services proposés reposent sur les piliers suivants : gardiennage permanent, services de sécurité mobiles, solutions technologiques, surveillance, réception & hospitalité, sécurité, TIC et services professionnels associés.
La vision de l'entreprise était de passer d'un système de gestion basé sur les départements à un système basé sur les processus. Le système existant pour modifier un processus était lourd et inefficace, comprenant trop d'étapes et de courriels.
Securitas BELUX cherchait un moyen de partager de manière centralisée les connaissances sur ses processus internes avec tous les employés et de responsabiliser les propriétaires de processus sur leurs propres sujets. Les processus devaient être conformes aux réglementations locales en Belgique et au Luxembourg ainsi qu'à la norme ISO 9001:2015.
La solution envisagée devait être visuelle, suffisamment flexible pour représenter les diagrammes de processus existants (diagrammes tortue) avec leur système d'approbation, disponible de manière centralisée pour toutes les unités commerciales en 3 langues et compatible avec Microsoft SharePoint. Securitas souhaitait mettre hors service son système de gestion de la qualité existant basé sur Lotus Notes.
Le client s'attendait en outre à ce que le système soit utilisé pour gérer les documents de conformité, les éléments de gestion des risques, les KPI, les évaluations de performances et tous les sujets ISO 9001:2015 requis pour maintenir la certification.
Un projet pilote a été rapidement construit, comprenant une cartographie globale des processus avec des unités commerciales et des processus regroupés selon les principes de Deming (Plan-Do-Check-Act). Les processus ont été divisés en processus de haut niveau et de sous-niveau. Une page de détails de processus a été configurée pour contenir les informations connexes nécessaires à un processus, telles que les données d'entrée, les données de sortie, les activités principales, les documents de conformité, les indicateurs, les risques, etc. Les cartes de processus et les diagrammes de tortue existants ont été importés dans la solution configurée.
Un workflow a été configuré pour l'approbation, la publication et la gestion des versions des pages de processus. Le workflow a été conçu pour gérer les autorisations lors du traitement des processus, afin que seules les personnes concernées dans des zones de travail spécifiques puissent approuver et publier.
Les documents et le contenu ont été progressivement migrés de Lotus Notes vers BPA conformément à la nouvelle façon de « penser les processus ».
Securitas a rebaptisé le logiciel BPA « SMS », qui signifie Securitas Management System, en tant que système complet de gestion des processus pour héberger non seulement les processus eux-mêmes, mais également les KPI, les évaluations de performances, les éléments de gestion des risques et les documents de conformité directement liés.
L'outil offre une excellente opportunité de gérer tous les processus commerciaux nécessaires au fonctionnement de l'entreprise, au respect de toutes les règles et réglementations et à la conformité aux critères de qualité ISO 9001 : 2015. La solution a été récemment étendue et Securitas est presque prête avec la mise en œuvre du système pour les réglementations RGPD et ISMS pour Securitas.
Securitas utilise la solution dans différentes entités en Belgique et au Luxembourg, soit au total 19 entités. En introduisant la solution à l'étranger, ils ont pu partager plus de 90% de nos processus existants tout en conservant les spécifications, lois et réglementations nationales. Comme il était possible de partager des processus génériques entre les pays, il suffisait de se concentrer sur les spécificités de chaque pays, ce qui réduisait le temps nécessaire à la mise en œuvre du SMS ailleurs. Il s’agissait d’une manière efficace de travailler car ils pouvaient accomplir davantage en moins de temps.
L'un de leurs objectifs stratégiques est d'utiliser le logiciel pour notre Revue Générale des Processus Internes (GRIP). Avec GRIP, Securitas « maîtrisera » la gestion de tous les processus et indicateurs dans une seule vue. GRIP offre un aperçu des lacunes de leur système qualité. Enfin, cette analyse est l’ingrédient clé pour mettre en place un plan d’action pour résoudre le manque de données, de processus, de qualité.
Nous avons rebaptisé le logiciel BPA « SMS », qui signifie Securitas Management System, en tant que système complet de gestion des processus pour héberger non seulement les processus eux-mêmes, mais également les KPI, les évaluations de performances, les éléments de gestion des risques et les documents de conformité directement liés.
SMS nous offre une excellente opportunité de gérer tous les processus commerciaux nécessaires au fonctionnement de nos entreprises et au respect des règles et réglementations ISO 9001:2015. La solution a été récemment étendue et nous sommes presque prêts à mettre en œuvre le système pour les réglementations RGPD et ISMS pour Securitas.
Désormais, nous savons instantanément si nos processus – répartis sur la Belgique et le Luxembourg – sont décrits ou non. En introduisant la solution à l'étranger, nous avons pu partager plus de 90% de nos processus existants et accélérer la mise en œuvre de l'outil dans un pays/une entité étrangère car nous n'avions qu'à nous concentrer sur la description de certains écarts.
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