Résumé
Que fais-tu? Décrivez votre entreprise.
SYHA est une association de logement à but non lucratif. Nous proposons des logements sociaux à nos clients ayant des besoins généraux dans plus de 6 000 propriétés. Nous avons également un volet de soins et de soutien dans notre entreprise, Live Well. Au sein de Live Well, il existe divers programmes aidant les personnes souffrant de problèmes de santé mentale, des programmes de soins supplémentaires pour les clients de 55 ans et plus, l'itinérance, l'aide aux personnes à retourner au travail, la collaboration avec des agences extérieures, notamment le DWP et le NHS.
Défi
Quel était votre problème et quelles difficultés vous ont empêché de résoudre facilement le problème ?
Avec l'introduction du RGPD en mai 2018, l'une des principales exigences était de savoir quelles données nous détenions, pourquoi nous les collections, où elles étaient partagées, la conservation des données, etc. Nous n'avions aucun moyen d'enregistrer ou de collecter ces informations autrement que manuellement ou sur Internet. des feuilles de calcul que nous ne voulions pas faire. Nous souhaitions créer un registre efficace des actifs de données qui serait facilement accessible à tout le personnel et qui pourrait y accéder et le mettre à jour.
Comment avez-vous connu notre solution ? Avez-vous pensé à d'autres prestataires ? Quels critères avez-vous utilisés pour sélectionner BPA et Microsoft ?
Nous avons découvert BPA Solutions via LinkedIn. Nous avions déjà eu quelques démonstrations d'autres fournisseurs et même s'ils « faisaient le travail », nous avions l'impression qu'ils étaient trop compliqués et pas si conviviaux. Nous avions récemment commencé à travailler avec Office 365 et, comme cette solution est basée sur SharePoint, elle s'intégrerait bien dans notre infrastructure. L'application RGPD répondait à toutes nos exigences en matière de registre des actifs de données, mais offrait également la possibilité de gérer les incidents et les évaluations de données.
Quelle était la solution ? Comment a-t-il répondu à vos défis ?
Nous avons utilisé de nombreuses fonctionnalités standards fournies par BPA, mais il était essentiel de pouvoir personnaliser facilement les formulaires afin de pouvoir les adapter aux besoins de notre entreprise. Cela nous a permis de cartographier tous nos traitements de données et de les stocker dans un endroit central où le personnel peut les ajouter ou les modifier en cas de besoin.
Nous enregistrons tous nos incidents et évaluations de données au sein de BPA, y compris tous les documents associés dans le stockage de documents lié. Auparavant, ceux-ci étaient conservés dans des dossiers sur un disque partagé, ce qui prenait du temps pour rechercher et trouver ce qui était nécessaire. Désormais, tout est au même endroit, sécurisé et consultable via le tableau de bord interactif.
Stratégie
Comment avez-vous mis en œuvre la solution ? Combien de temps at-il fallu? Quels nouveaux défis la mise en œuvre a-t-elle créés ?
Notre principale priorité était de mettre en œuvre en premier lieu le registre des actifs de données. La solution a été mise en œuvre par notre délégué à la protection des données en contact direct avec un consultant BPA dédié. Il a fallu environ 6 mois pour mettre en œuvre et tester le registre des actifs. Cela était principalement dû à nos ressources en personnel. Le module incident a été implémenté et testé en 3 mois.
Résultats
Quels résultats avez-vous obtenus grâce à BPA Solutions – à la fois anecdotiques et mesurables ?
Accédez à une solution conviviale avec la possibilité de gérer facilement les données, éliminant ainsi le besoin de solutions en double. Toutes nos données peuvent désormais être consultées dans un tableau de bord interactif en temps réel. Comme BPA était une nouvelle solution, les éléments mesurables sont difficiles à rapporter car nous n'avions rien à quoi les comparer, mais la réduction du temps passé à accomplir des processus sur papier permet au personnel de disposer de plus de temps pour effectuer d'autres tâches et réduit les erreurs de données manuelles. Nous avons récemment procédé à un audit de révision du RGPD. Le commissaire aux comptes était particulièrement satisfait du registre des actifs. Il a trouvé que la navigation était facile et qu'il pouvait trouver facilement les informations requises.
Y a-t-il eu quelque chose de spectaculaire dans la facilité de déploiement ou d'engagement des employés ?
La facilité d'installation de la solution BPA, intégrée à la plateforme Office 365, a facilité l'accès et la demande d'accès des utilisateurs, car ils connaissaient déjà la plateforme. Accorder l’accès est simple et rapide pour les administrateurs. Nous avons créé une courte vidéo avec des instructions sur la façon de naviguer dans l'application, ce qui nécessite une formation minimale.
