Zusammenfassung
Was machst du? Beschreiben Sie Ihr Unternehmen.
SYHA ist eine gemeinnützige Wohnungsbaugesellschaft. In über 6.000 Objekten bieten wir Sozialwohnungen für unsere Kunden des allgemeinen Bedarfs an. Wir haben auch einen Pflege- und Unterstützungsbereich in unserem Unternehmen, Live Well. Innerhalb von Live Well gibt es verschiedene Programme, die Menschen mit psychischen Gesundheitsproblemen helfen, zusätzliche Pflegeprogramme für Kunden über 55, Obdachlose, Menschen bei der Wiedereingliederung in den Arbeitsmarkt unterstützen und mit externen Agenturen wie DWP und dem NHS zusammenarbeiten.
Herausforderung
Was war Ihr Problem und welche Herausforderungen hinderten Sie daran, das Problem einfach zu lösen?
Mit der Einführung der DSGVO im Mai 2018 bestand eine der Hauptanforderungen darin, zu wissen, welche Daten wir gespeichert haben, warum wir sie erhoben haben, wo sie weitergegeben wurden, welche Datenspeicherung usw. Wir hatten keine andere Möglichkeit, diese Informationen aufzuzeichnen oder zu sammeln, als manuell oder per E-Mail Tabellenkalkulationen, die wir nicht machen wollten. Wir wollten ein effektives Datenbestandsregister erstellen, das allen Mitarbeitern leicht zugänglich und aktualisierbar ist.
Wie haben Sie von unserer Lösung erfahren? Haben Sie andere Anbieter in Betracht gezogen? Nach welchen Kriterien haben Sie BPA und Microsoft ausgewählt?
Über LinkedIn sind wir auf BPA Solutions gestoßen. Wir hatten bereits ein paar Demonstrationen von anderen Anbietern und obwohl sie „ihre Aufgabe erfüllten“, waren wir der Meinung, dass sie zu kompliziert und nicht so benutzerfreundlich waren. Wir hatten vor kurzem begonnen, mit Office 365 zu arbeiten, und da diese Lösung auf SharePoint aufbaut, würde sie gut in unsere Infrastruktur passen. Die DSGVO-App erfüllte alle unsere Anforderungen an das Datenbestandsregister, bot aber auch die Möglichkeit, Datenvorfälle und -bewertungen zu verwalten.
Was war die Lösung? Wie wurden Ihre Herausforderungen bewältigt?
Wir haben viele von BPA bereitgestellte Standardfunktionen verwendet, aber die Möglichkeit, die Formulare einfach anzupassen, war für uns von entscheidender Bedeutung, damit wir sie an unsere Geschäftsanforderungen anpassen konnten. Dadurch konnten wir unsere gesamte Datenverarbeitung und -speicherung an einem zentralen Ort abbilden, wo die Mitarbeiter bei Bedarf Ergänzungen oder Änderungen vornehmen können.
Wir erfassen alle unsere Datenvorfälle und Bewertungen innerhalb von BPA einschließlich aller zugehörigen Dokumente im verknüpften Dokumentenspeicher. Bisher wurden diese in Ordnern auf einem freigegebenen Laufwerk gespeichert, was das Suchen und Finden der benötigten Dateien zeitaufwändig machte. Jetzt ist alles an einem Ort, sicher und über das interaktive Dashboard berichtspflichtig.
Strategie
Wie haben Sie die Lösung implementiert? Wie lange hat es gedauert? Welche neuen Herausforderungen hat die Umsetzung mit sich gebracht?
Unsere Hauptpriorität bestand darin, zunächst das Datenbestandsregister zu implementieren. Die Lösung wurde von unserem Datenschutzbeauftragten in direktem Kontakt mit einem engagierten BPA-Berater umgesetzt. Die Implementierung und Erprobung des Vermögensregisters dauerte rund 6 Monate. Dies lag vor allem an unserer Personalausstattung. Das Incident-Modul wurde innerhalb von 3 Monaten implementiert und getestet.
Ergebnisse
Welche Ergebnisse haben Sie mit BPA Solutions erzielt – sowohl anekdotisch als auch messbar?
Zugriff auf eine benutzerfreundliche Lösung mit der Möglichkeit, Daten einfach zu verwalten, sodass keine doppelten Lösungen erforderlich sind. Alle unsere Daten können jetzt in einem interaktiven Echtzeit-Dashboard angezeigt werden. Da es sich bei BPA um eine neue Lösung handelte, ist es schwierig, messbare Werte zu melden, da wir keinen Vergleich hatten, aber die Reduzierung des Zeitaufwands für die Erledigung papierbasierter Prozesse gibt den Mitarbeitern mehr Zeit für die Erledigung anderer Aufgaben und reduziert manuelle Datenfehler. Wir hatten kürzlich ein DSGVO-Überprüfungsaudit. Insbesondere mit dem Vermögensverzeichnis war der Prüfer sehr zufrieden. Er empfand die Navigation als einfach und konnte die benötigten Informationen leicht finden.
Gab es etwas Spektakuläres an der einfachen Bereitstellung oder Einbindung der Mitarbeiter?
Die einfache Installation der BPA-Lösung innerhalb der Office 365-Plattform machte es für Benutzer einfach, darauf zuzugreifen und Zugriff anzufordern, da sie bereits mit der Plattform vertraut waren. Für Administratoren ist die Zugriffsgewährung mühelos und schnell möglich. Wir haben ein kurzes Video mit Anweisungen zum Navigieren in der App erstellt, was zu minimalen Schulungsanforderungen führt.
