Histoire de réussite de l’Agence européenne

Résumé

Que fais-tu? Décrivez votre entreprise.

En tant qu'agence européenne (UE), notre organisation exécute des tâches spécifiques en vertu du droit de l'UE au profit des citoyens de l'UE et du marché intérieur, de la santé humaine et de l'environnement.

Défi

Quel était votre problème et quelles difficultés vous ont empêché de résoudre facilement le problème ?

Le matériel relatif à notre système de gestion intégré (IMS), y compris le système de gestion de la qualité (QMS) – documents, rapports, enregistrements, fichiers, etc. – était stocké à différents endroits sur différents outils. En conséquence, l'IMS/QMS a été déconnecté. Beaucoup de travail manuel était nécessaire pour obtenir des signatures d'approbation ou envoyer des rappels constants. Il nous manquait une vue consolidée de notre IMS. En raison des différents outils que nous avons utilisés, nous n'avons pas trouvé l'IMS convivial.

Comment avez-vous connu notre solution ? Avez-vous pensé à d'autres prestataires ? Quels critères avez-vous utilisés pour sélectionner BPA et Microsoft ?

Nous avons rédigé un cahier des charges avec nos besoins. Ensuite, avec l'aide d'une société de conseil, nous avons trouvé la bonne solution sur le marché, en fonction de nos exigences. Le processus de sélection a été assez rigoureux. Différents outils ont été comparés et nous avons sélectionné BPA Quality & Risk Management.

Quelle était la solution ? Comment a-t-il répondu à vos défis ?

Nous avons vu toutes les fonctionnalités nécessaires incluses dans le logiciel, comme la gestion des processus ; gestion des documents de conformité ; les non-conformités ; plaintes externes ; propositions d'amélioration; audits et risques. La solution semblait agile permettant la personnalisation. Nous avons embauché un entrepreneur pour nous aider à configurer le logiciel et les flux de travail dont nous avions besoin.
Les avantages du logiciel BPA pour nous sont les suivants :

• il fournit un point d'entrée unique pour accéder à l'IMS pour l'ensemble de l'organisation ;
• il réduit les interactions et manipulations manuelles/humaines des fichiers ;
• il s'interface avec des flux de travail automatisés pour informer les bons utilisateurs en cas de besoin ;
• il fournit des outils de contrôle des documents, des versions et du partage de documents ;
• il envoie des notifications et des rappels automatiques.

Stratégie

Comment avez-vous mis en œuvre la solution ? Combien de temps at-il fallu? Quels nouveaux défis la mise en œuvre a-t-elle créés ?

Le système a été déployé sur un environnement de test pour l'acceptation des utilisateurs et un environnement de production. Nous avons introduit la solution progressivement, module par module, suivant un plan de projet établi. C’était une bonne approche pour s’étendre progressivement. L'ensemble du déploiement a duré plusieurs années, de 2016/2017 à 2019. Nous avons dû personnaliser les flux de travail d'approbation nécessaires pour respecter les règles de notre organisation. Gérer les droits d’accès pour correspondre à nos règles internes de confidentialité était plutôt complexe.

Résultats

Quels résultats avez-vous obtenus grâce à BPA Solutions – à la fois anecdotiques et mesurables ?

Nous gagnons du temps car l’administration des documents est simplifiée (plus de copier-coller ni de création manuelle de pdf). Nous avons beaucoup de flexibilité pour gérer les écrans des utilisateurs (listes/tableaux/aperçus). Grâce à un système unifié, nous obtenons plus de visibilité/transparence pour tout. Les flux de travail intégrés guident les utilisateurs lors de l'approbation des éléments, ce qui réduit le besoin d'assistance des utilisateurs et le nombre de questions des utilisateurs. La structure modulaire est bonne. Il est également possible d'étendre le logiciel à d'autres processus. Par exemple, nous avons personnalisé un processus de violation de données (conformément au règlement général sur la protection des données, RGPD). Ce processus a été intégré facilement et rapidement au module de non-conformité. Le système enregistre toutes les modifications et les enregistre sous forme de piste d'audit. Nous gardons trace de toute modification des données. La capacité de consolider toutes les données avec un processus et de donner aux propriétaires de processus de meilleurs aperçus de leurs zones de travail est une grande réussite. Nous aimons également la façon dont nous pouvons attribuer des activités et des actions de suivi à partir du système.

Y a-t-il eu quelque chose de spectaculaire dans la facilité de déploiement ou d'engagement des employés ?

Nous aimons la présentation agréable et claire du logiciel, facile à modifier, par exemple les couleurs. Les utilisateurs apprécient le point d'entrée unique aux différents modules et aux vignettes de navigation. Les utilisateurs étaient désireux de se procurer cet outil. Par rapport à la méthode de travail précédente, le logiciel a considérablement simplifié l’expérience utilisateur. Nous ressentons la meilleure expérience jusqu'à présent avec la documentation de conformité : plus aucune signature papier n'est requise, ce qui accélère le processus de validation. En travaillant sur la simplification des processus, nous pourrions introduire de nouvelles pratiques, par exemple nous avons introduit un processus d'approbation accéléré. Cela a amené les utilisateurs à apprendre de nouvelles pratiques, mais les changements ont été bien adoptés et appréciés par les utilisateurs finaux.