Erfolgsgeschichte der Europäischen Agentur

Zusammenfassung

Was machst du? Beschreiben Sie Ihr Unternehmen.

Als europäische (EU-)Agentur nimmt unsere Organisation spezifische Aufgaben nach EU-Recht zum Wohle der EU-Bürger und des Binnenmarkts, der menschlichen Gesundheit und der Umwelt wahr.

Herausforderung

Was war Ihr Problem und welche Herausforderungen hinderten Sie daran, das Problem einfach zu lösen?

Das Material zu unserem Integrierten Managementsystem (IMS), einschließlich des Qualitätsmanagementsystems (QMS) – Dokumente, Berichte, Aufzeichnungen, Dateien usw. – wurde an verschiedenen Orten in verschiedenen Tools gespeichert. Infolgedessen wurde das IMS/QMS getrennt. Es war viel manuelle Arbeit erforderlich, um Genehmigungsunterschriften zu erhalten oder ständige Erinnerungen zu versenden. Uns fehlte eine konsolidierte Sicht auf unser IMS. Aufgrund der unterschiedlichen Tools, die wir verwendet haben, empfanden wir das IMS als nicht benutzerfreundlich.

Wie haben Sie von unserer Lösung erfahren? Haben Sie andere Anbieter in Betracht gezogen? Nach welchen Kriterien haben Sie BPA und Microsoft ausgewählt?

Wir haben ein Spezifikationsdokument mit unseren Anforderungen verfasst. Mithilfe eines Beratungsunternehmens haben wir dann basierend auf unseren Anforderungen die passende Lösung am Markt gefunden. Das Auswahlverfahren war recht streng. Verschiedene Tools wurden verglichen und wir haben uns für BPA Quality & Risk Management entschieden.

Was war die Lösung? Wie wurden Ihre Herausforderungen bewältigt?

Wir haben gesehen, dass alle benötigten Funktionen in der Software enthalten sind, wie z. B. Prozessmanagement; Compliance-Dokumentenmanagement; Nichtkonformitäten; äußere Beschwerden; Verbesserungsvorschläge; Prüfungen und Risiken. Die Lösung schien agil zu sein und eine individuelle Anpassung zu ermöglichen. Wir haben einen Auftragnehmer beauftragt, uns bei der Konfiguration der Software und der Arbeitsabläufe zu unterstützen, die wir brauchten.
Die Vorteile der Software von BPA sind für uns:

• Es bietet einen einzigen Einstiegspunkt für den Zugriff auf das IMS für die gesamte Organisation.
• es reduziert manuelle/menschliche Dateiinteraktionen und -manipulationen;
• Es ist mit automatisierten Arbeitsabläufen verbunden, um bei Bedarf die richtigen Benutzer zu benachrichtigen.
• Es bietet Tools zur Kontrolle von Dokumenten, Versionen und zum Teilen von Dokumenten.
• Es sendet automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen.

Strategie

Wie haben Sie die Lösung implementiert? Wie lange hat es gedauert? Welche neuen Herausforderungen hat die Umsetzung mit sich gebracht?

Das System wurde in einer Testumgebung zur Benutzerakzeptanz und in einer Produktionsumgebung bereitgestellt. Wir haben die Lösung schrittweise, Modul für Modul, nach einem festgelegten Projektplan eingeführt. Das war ein guter Ansatz, um schrittweise zu expandieren. Die gesamte Bereitstellung dauerte mehrere Jahre von 2016/2017 bis 2019. Wir mussten die erforderlichen Genehmigungsabläufe anpassen, um die Regeln unserer Organisation einzuhalten. Die Verwaltung der Zugriffsrechte im Einklang mit unseren internen Vertraulichkeitsregeln war ziemlich komplex.

Ergebnisse

Welche Ergebnisse haben Sie mit BPA Solutions erzielt – sowohl anekdotisch als auch messbar?

Wir sparen Zeit, weil die Dokumentenverwaltung vereinfacht wird (kein Kopieren und Einfügen oder manuelle PDF-Erstellung mehr). Wir haben viel Flexibilität bei der Verwaltung von Benutzerbildschirmen (Listen/Tabellen/Übersichten). Durch ein einheitliches System erhalten wir mehr Sichtbarkeit/Transparenz für alles. Die eingebetteten Workflows leiten Benutzer bei der Genehmigung von Elementen, wodurch der Bedarf an Benutzerunterstützung und die Anzahl der Benutzerfragen reduziert werden. Der modulare Aufbau ist gut. Es ist auch möglich, die Software auf andere Prozesse zu erweitern. Beispielsweise haben wir einen Datenschutzverletzungsprozess angepasst (gemäß der Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO). Dieser Prozess konnte einfach und schnell in das Nichtkonformitätsmodul integriert werden. Das System zeichnet alle Änderungen auf und protokolliert sie als Audit Trail. Wir verfolgen jede Datenänderung. Die Möglichkeit, alle Daten eines Prozesses zu konsolidieren und Prozessverantwortlichen einen besseren Überblick über ihre Arbeitsbereiche zu geben, ist eine große Errungenschaft. Uns gefällt auch die Art und Weise, wie wir Aktivitäten und Folgeaktionen aus dem System zuordnen können.

Gab es etwas Spektakuläres an der einfachen Bereitstellung oder Einbindung der Mitarbeiter?

Uns gefällt das angenehme und übersichtliche Software-Layout, das sich leicht ändern lässt, z. B. Farben. Benutzer schätzen den einzigen Einstiegspunkt zu den verschiedenen Modulen und den Navigationskacheln. Es bestand ein Interesse der Benutzer, dieses Tool zu erwerben. Im Vergleich zur bisherigen Arbeitsweise hat die Software das Benutzererlebnis deutlich vereinfacht. Die beste Erfahrung haben wir bisher mit der Compliance-Dokumentation gemacht – es sind keine Papierunterschriften mehr erforderlich, was den Validierungsprozess beschleunigt. Indem wir an der Vereinfachung von Prozessen arbeiten, könnten wir neue Praktiken einführen, z. B. haben wir einen beschleunigten Genehmigungsprozess eingeführt. Dies führte dazu, dass Benutzer neue Praktiken erlernten, die Änderungen jedoch gut angenommen und von den Endbenutzern geschätzt wurden.