Zusammenfassung
Fulton County Schools (FCS) ist das viertgrößte Schulsystem in Georgia mit mehr als 14.000 Voll- und Teilzeitbeschäftigten, darunter mehr als 7.500 Lehrern und anderem zertifizierten Personal, die in 106 Schulen sowie Verwaltungs- und Unterstützungsgebäuden arbeiten.
Um Partnerschaften und Aktivitäten zwischen den lokalen Unternehmen, Lerngemeinschaften und Schulen zu verfolgen, wurde eine große Excel-Arbeitsmappe gepflegt. Diese Methode machte es schwierig, schnell herauszufinden, an welchen Schulen es an Partnerschaften mangelt oder welche Partnerorganisationen an welcher Veranstaltung/welchem Programm teilgenommen haben. Da diese Arbeitsmappe von einem kleinen Teil der Kommunikationsabteilung verwaltet wurde, konnten keine anderen Abteilungen problemlos auf die Informationen zugreifen, was zu Redundanz und Ineffizienz führte.
Mit BPA CRM und der Flexibilität von BPA No-Code Solution Builder konnte FCS ein sehr leistungsfähiges System zur Verwaltung von Beziehungen, Spenden, Programmen und Veranstaltungen aufbauen. PowerBI hilft dabei, zu ermitteln, welche Schulen keine Geschäftspartner haben, sodass Beziehungen zwischen den Schulen und lokalen Partnern schnell und einfach aufgebaut werden können. Anwendungen für die Verwaltung von Zuschüssen und die Nachverfolgung konstituierender Probleme werden derzeit in BPA CRM entwickelt.
Herausforderung
Der Excel Partner Relationship Tracker wurde von einem kleinen Team von 5 Personen in der Kommunikationsabteilung verwaltet. Für jede Interessengruppe wurde ein separater Excel-Tab gepflegt (Schulen, Community-Partner, Glaubensdatenbank, …). Für die Partnerschaften wurde eine Spalte „Partner“ manuell aktualisiert. Es war sehr zeitaufwändig, doppelte Einträge vorzunehmen. Das heißt, im Abschnitt „Schulen“ wurde eine Spalte „Glaubenspartner“ geführt und im Abschnitt „Glauben“ gab eine Spalte „Schulpartnerschaften“ die umgekehrten Informationen.
Für jede neue Veranstaltung oder jedes neue Programm wurde der Datei ein neuer Excel-Tab hinzugefügt. Partner, die an der Veranstaltung teilnahmen, wurden in die neue Registerkarte kopiert/eingefügt. Das Zusammenstellen von Berichten war mühsam und nahm viel Zeit in Anspruch. Es gab keine einfache Möglichkeit herauszufinden, an welchen Veranstaltungen ein Partner im Laufe seiner Partnerschaft teilgenommen oder gespendet hatte.
Alle Anfragen zu Schulen und Partnerschaften mussten vom Community Relations-Team bearbeitet und bearbeitet werden.
Strategie
FCS war in den letzten Jahren bereits auf Office 365 umgestiegen und nutzte SharePoint 2013 intensiv. Daher schien SharePoint Online die richtige Plattform zu sein, um den Excel Partner Relationship Tracker zu ersetzen.
Mit BPA CRM hatte FCS einen hervorragenden Ausgangspunkt, um Stakeholder-Details und die zugehörigen Kontakte zu verfolgen. Als nächstes wurde ein Ort zum Verfolgen von Aktivitäten und zum Zuweisen von Kontakten zu Kampagnen (Ereignissen/Programmen) entwickelt. Der Abschnitt „Möglichkeiten“ wurde als potenzielle Option zur Nachverfolgung von Spenden identifiziert.
BPA und die FCS-Entwickler haben den größten Teil der Entwicklungszeit damit verbracht, die Viele-zu-Viele-Beziehungen zwischen Schulen und Partnern zu entwerfen. Das Ziel bestand darin, die sofort einsatzbereite Detailseite einer Schule zu erweitern und zu sehen, welche Partner angeschlossen sind. Wenn der Benutzer auf einen der Partnernamen klickt, sollte er zur Partnerdetailseite weitergeleitet werden, wo er sehen kann, welche anderen Schulen dieser Partner unterstützt. Gleichzeitig möchte der Nutzer sehen, an welchen Veranstaltungen und Programmen jemand von diesem Partner teilgenommen hat. Wenn dieser Partner am Thanksgiving-Mittagessen teilgenommen hat, kann der Benutzer nun durch Klicken auf den Namen der Veranstaltung sofort sehen, welche anderen Partner teilgenommen haben.
Alles wurde mit SharePoint-Listen und -Ansichten erstellt. Sobald die richtige Architektur konfiguriert war, wurde die BPA CRM-Benutzeroberfläche mithilfe des BPA No Code Solution Builder ohne Code erweitert. FCS hat die SharePoint-Konfiguration intern durchgeführt. BPA half in der Konzeptionsphase und bei einigen fortgeschrittenen BPA CRM-Konfigurationen.
Durch die Hinzufügung von PowerBI kann ein Benutzer nun eine Karte von Fulton County öffnen und sehen, welche Schulen Partnerschaften haben, wobei die Geolokalisierungsblasen je nach Anzahl der Partnerschaften in unterschiedlichen Farben angezeigt werden. Das Spenden-Dashboard zeigt sowohl eingegangene als auch laufende Spenden an. Ein Kampagnen-Dashboard zeigt die Anzahl der durchgeführten Veranstaltungen und die Anzahl der Teilnehmer bei jeder Veranstaltung.
Ein Förderantrag wird derzeit mit Nintex Workflow und Nintex Forms erstellt. Sobald ein Zuschuss finanziert ist, wird er in BPA CRM hinzugefügt und unter den Schulen angezeigt, indem eine neue Registerkarte „Zuschüsse“ hinzugefügt wird. Ein neuer Menüeintrag ermöglicht es Benutzern, Zuschüsse schnell zu finden, deren Ablaufdaten zu verwalten und die Zahlungspläne zu verfolgen. Mit PowerBI wird ein Grant-Dashboard erstellt, um die Branchen, die Zuschüsse gewähren, die Finanzierung über die Laufzeit des Zuschusses und 5-Jahres-Projektionen der Zuschussfinanzierung zu veranschaulichen.
