Modernisieren Sie Ihre Dokumentenmanagementprozesse
Beenden Sie umständliche E-Mail-Austausche und vermeiden Sie verschiedene Versionen desselben Dokuments auf unterschiedlichen Plattformen. Mit dem intuitiven Dokumentenkontrollmodul von BPA können Sie Dokumente ganz einfach finden, nachverfolgen und teilen.
Für den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten
Das Dokumentenkontrollmodul integriert alle vorgefertigten Konfigurationen, die für ein hochleistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem benötigt werden, das den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten abdeckt: von der Erstellung bis zur Archivierung, der Verfolgung von Dokumentenfreigaben und der Sicherstellung, dass Endbenutzer die Dokumente vollständig verstehen.
Äußerst kosteneffizient und ansprechend
Der Wechsel zu BPA Solutions eQMS wird die Kosten drastisch senken und den Mitarbeitern ein wesentlich ansprechenderes Erlebnis bieten, indem nicht nur die Funktionen von SharePoint, sondern auch Teams und PowerBI genutzt werden.
Minimierung der manuellen Arbeit durch Dokumentenautomatisierung
- Aufgrund unserer umfangreichen Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Hunderten von Kunden haben wir mit Power Automate vorkonfigurierte (und dennoch hochgradig konfigurierbare) automatisierte Workflows für den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten entwickelt (von der Anforderung, Identifizierung, Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten bis hin zur Veröffentlichung, Schulung, Überarbeitung und Archivierung).
- Manuelle Arbeit drastisch reduzieren durch Nutzung von KI-gestützte Funktionen mit Q-Pilot und gehen Sie mit diesem einsatzbereiten Modul in nur wenigen Tagen live.
Lassen Sie KI Ihre Dokumentenverwaltung vereinfachen
- Mit Q-Pilot, Mit dem KI-gestützten virtuellen Assistenten der BPA können Sie nicht nur schnell Informationen finden, Dokumente zusammenfassen und Unklarheiten zu bestimmten Abläufen klären, sondern auch ganz einfach Dokumenteninhalte vergleichen, widersprüchliche Informationen schnell erkennen oder die in einem bestimmten Kontext zu befolgenden Schritte sofort erfassen.
- Optimieren Sie das Schulungswesen durch die vollständige Automatisierung des Dokumentenschulungsprozesses und lassen Sie Q Quiz erstellen, Antworten überprüfen und den Verlauf sicher im eQMS protokollieren.
Vertrauenswürdige Dokumentenfreigaben mit robusten eSignaturen
- Mit BPAs eSignatur-KomponenteDie Endbenutzer müssen sich erneut authentifizieren, um Dokumente zu genehmigen. Beim Signieren wird dem Dokument ein Zeitstempel hinzugefügt. Die eSignatur wird ungültig, wenn das Dokument aktualisiert wird.
- Erfüllen Sie mit unseren vorgefertigten Workflows alle Vorschriften: Dokumente werden nur von autorisierten Benutzern für bestimmte Workflow-Schritte signiert, wodurch vermieden wird, dass derselbe Unterzeichner nicht zusammenhängende Schritte validiert.
Ersetzen Sie umständliche E-Mails durch intelligente Erinnerungen
- Mit BPA Reminders erhalten die Endbenutzer eine einzige Benachrichtigung für alle Dokumente, deren Genehmigung oder Schulung noch aussteht.
- Stellen Sie mit Intelligent Reminders sicher, dass die Dokumente rechtzeitig genehmigt und die betroffenen Personen korrekt in den Verfahren geschult werden.
Verbessern Sie die Produktivität der Teamarbeit durch Diskussionen in Echtzeit
- Beseitigen Sie E-Mail-Frust mit Teams-ProduktivitätDort können Sie einen Chatbot nach Dokumenten fragen, die genehmigt oder geschult werden müssen, und nach beliebigen Informationen suchen.
- Arbeiten Sie effektiv zusammen, indem Sie während Live-Diskussionen Dokumente teilen. Im Ablauf wird eine Karte hinzugefügt, um das Dokument anzusehen, eine Aufgabe zu erstellen und ein Meeting zu planen. Zeigen Sie zugehörige Daten mit der Option "Ähnliche finden" an.
Beschleunigen Sie die Entscheidungsfindung mit Business Intelligence
- Nahtlos integriert mit Microsoft Power BIDas Dokumentenkontrollmodul bietet unbegrenzte DMS-Berichtsmöglichkeiten.
- Die Dokumentenschulungsmatrix ist ein interaktiver BI-Bericht, der die Nachbereitung von Dokumentenschulungen erleichtert. Mit unserem fortschrittlichen DMS-BI erhalten Sie sofortige Informationen darüber, welcher Mitarbeiter geschult werden muss.
Zugriff auf Dokumente im Außendienst mit Power Apps
- Einfacher Zugriff auf Dokumente auf Ihrem mobilen Gerät, auch offline, mit der Dokumenten-Power Apps. Durchsuchen Sie die Dokumente schnell nach Vorgängen/Untervorgängen und konsultieren Sie Ihre bevorzugten Dokumente.
- Mit dem integrierten Barcode-Scanner können die Benutzer die neueste veröffentlichte Version eines Verfahrens oder einer Arbeitsanweisung durch einfaches Scannen eines Barcodes anzeigen.
Minimierung der manuellen Arbeit durch Dokumentenautomatisierung
- Durch die Zusammenarbeit mit Hunderten von Kunden haben wir vorkonfigurierte (und dennoch hochgradig anpassbare) Automatisierungen in Power Automate und SharePoint für den gesamten Dokumentenlebenszyklus entwickelt (von Dokumentenanfragen, -identifizierung, -prüfung und -freigabe bis hin zu Veröffentlichung, Schulung, Überarbeitung und Archivierung).
- Manuelle Arbeit drastisch reduzieren durch Nutzung von KI-gestützte Funktionen mit Q-Pilot und gehen Sie mit diesem einsatzbereiten Modul in nur wenigen Tagen live.
Lassen Sie die KI Ihre Dokumentenmanagement-Aufgaben vereinfachen
- Mit Q-Pilot, Mit dem KI-gestützten virtuellen Assistenten der BPA können Sie nicht nur schnell Informationen finden, Dokumente zusammenfassen und Unklarheiten zu bestimmten Abläufen klären, sondern auch ganz einfach Dokumenteninhalte vergleichen, widersprüchliche Informationen schnell erkennen oder die in einem bestimmten Kontext zu befolgenden Schritte sofort erfassen.
- Optimieren Sie das Schulungswesen durch die vollständige Automatisierung des Dokumentenschulungsprozesses und lassen Sie Q Quiz erstellen, Antworten überprüfen und den Verlauf sicher im eQMS protokollieren.
Vertrauenswürdige Dokumentenfreigaben mit robusten eSignaturen
- Mit BPAs eSignatur-KomponenteDie Endbenutzer müssen sich erneut authentifizieren, um Dokumente zu genehmigen. Beim Signieren wird dem Dokument ein Zeitstempel hinzugefügt. Die eSignatur wird ungültig, wenn das Dokument aktualisiert wird.
- Erfüllen Sie mit unseren vorgefertigten Workflows alle Vorschriften: Dokumente werden nur von autorisierten Benutzern für bestimmte Workflow-Schritte signiert, wodurch vermieden wird, dass derselbe Unterzeichner nicht zusammenhängende Schritte validiert.
Ersetzen Sie umständliche E-Mails durch intelligente Erinnerungen
- Mit BPA Reminders erhalten die Endbenutzer eine einzige Benachrichtigung für alle Dokumente, deren Genehmigung oder Schulung noch aussteht.
- Stellen Sie mit Intelligent Reminders sicher, dass die Dokumente rechtzeitig genehmigt und die betroffenen Personen korrekt in den Verfahren geschult werden.
Verbessern Sie die Produktivität der Teamarbeit durch Diskussionen in Echtzeit
- Beseitigen Sie E-Mail-Frust mit Teams-ProduktivitätDort können Sie einen Chatbot nach Dokumenten fragen, die genehmigt oder geschult werden müssen, und nach beliebigen Informationen suchen.
- Arbeiten Sie effektiv zusammen, indem Sie während Live-Diskussionen Dokumente teilen. Im Ablauf wird eine Karte hinzugefügt, um das Dokument anzusehen, eine Aufgabe zu erstellen und ein Meeting zu planen. Zeigen Sie zugehörige Daten mit der Option "Ähnliche finden" an.
Beschleunigen Sie die Entscheidungsfindung mit Business Intelligence
- Nahtlos integriert mit Microsoft Power BIDas Dokumentenkontrollmodul bietet unbegrenzte DMS-Berichtsmöglichkeiten.
- Die Dokumentenschulungsmatrix ist ein interaktiver BI-Bericht, der die Nachbereitung von Dokumentenschulungen erleichtert. Mit unserem fortschrittlichen DMS-BI erhalten Sie sofortige Informationen darüber, welcher Mitarbeiter geschult werden muss.
Zugriff auf Dokumente im Außendienst mit Power Apps
- Einfacher Zugriff auf Dokumente auf Ihrem mobilen Gerät, auch offline, mit der Dokumenten-Power Apps. Durchsuchen Sie Dokumente schnell nach Prozess/Teilprozess und konsultieren Sie Ihre Favoriten-Dokumente.
- Mit dem integrierten Barcode-Scanner können die Benutzer die neueste veröffentlichte Version eines Verfahrens oder einer Arbeitsanweisung durch einfaches Scannen eines Barcodes anzeigen.
Mehr erreichen mit Microsoft 365 Technologien
für ultimative Leistung, Sicherheit und Kosteneffizienz.
Dokumentenmanagement
Änderungsmanagement
Management von Nichtkonformitäten
Audits Management
Aktionen (CAPA)
Schulungsmanagement
Geräteverwaltung
Prozessmanagement
Risikomanagement
Lieferantenmanagement
Gesundheit und Sicherheit
Informationssicherheit
Umweltaspekte
Häufig gestellte Fragen
Wie vereinfacht das Dokumentenkontrollmodul die Erstellung, Prüfung und Genehmigung von Dokumenten?
Das Modul zentralisiert den gesamten Dokumentenlebenszyklus (Erstellung, Prüfung, Freigabe, Veröffentlichung und Archivierung) auf einer einzigen Seite. Autoren profitieren von einer 360-Grad-Übersicht über Prüfer, Freigeber, Verteilerlisten, Schulungsbestätigungen und Änderungshistorie, was vollständige Kontrolle und Transparenz gewährleistet.
Entspricht das Dokumentensteuerungsmodul den GxP- und 21-CFR-Part-11-Anforderungen?
Ja. BPAMedical365 und Microsoft 365 bieten alle notwendigen Funktionen (Audit-Trails, Versionsaufbewahrung, Zugangskontrolle und validierte elektronische Signaturen) voll und ganz zu unterstützen GxP- und 21 CFR Part 11-konform elektronische Aufzeichnungen.
Wie sicher sind die für Dokumentenfreigaben verwendeten elektronischen Signaturen?
Das Modul beinhaltet robuste, Part-11-kompatible eSignatures basierend auf Microsoft Multi-Factor Authentication. Jede Signatur ist manipulationssichermit: Wenn sich der Dokumentinhalt ändert, wird die Signatur automatisch ungültig und die relevanten Beteiligten werden benachrichtigt. Signaturen können zudem sowohl auf Dokumente als auch auf Ordner angewendet werden, um umfassende Sicherheit zu gewährleisten.
Können Benutzer die neueste freigegebene Version eines Dokuments leicht finden?
Absolut. Rollenbasierte Berechtigungen, die Microsoft Teams-Integration und Prozessseiten stellen sicher, dass Benutzer am Einsatzort immer auf die korrekte, genehmigte Version zugreifen. Dokumente können auch schnell über die globale Suche oder durch Q-Pilot, das Anfragen in natürlicher Sprache versteht.
Wie verwaltet das System Dokumentenversionen und Aufbewahrungsfristen?
Versionsverwaltung ist vollautomatisch über Microsoft 365. Historische Versionen werden automatisch archiviert, während Aufbewahrungsrichtlinien Dokumente gemäß Ihren Compliance-Anforderungen bewahren, wodurch Datenintegrität und langfristiger Schutz garantiert werden.
Unterstützt das Modul ein automatisiertes Training, das mit SOPs und neuen Dokumenten verknüpft ist?
Ja. Wenn Dokumente oder SOPs veröffentlicht oder aktualisiert werden, automatisierte Trainingsaufgaben Benutzer benachrichtigen, die Änderungen zu lesen und zu bestätigen. Abschlussdatensätze werden als verifizierbare Nachweise gespeichert, was eine konsistente Ausführung und Revisionssicherheit gewährleistet.
Möchten Sie mehr über das eQMS von BPA erfahren?
Erweiterungen verfügbar
Mit Power Extensions zu Höchstleistungen aufbrechen
Vorfall-Power Apps
Melden Sie alle Nichtkonformitäten und Vorfälle im eQMS überall und auf jedem Gerät, sogar offline, mit einer intuitiven App, die speziell für Mitarbeiter an der Frontlinie entwickelt wurde.
Audit-Power Apps
Diese App wurde speziell für Inspektoren vor Ort entwickelt und ermöglicht einfache, effiziente und sichere Prüfungen auf jedem Gerät, auch wenn es offline ist.
Geräte-Power Apps
Vereinfachen Sie die Überprüfung von Geräten und Anlagen mit einer intuitiven und sicheren mobilen App, die Ihre Arbeit vor Ort auf Ihrem bevorzugten Gerät verbessert.
Dokumenten-Power Apps
Greifen Sie auf alle Compliance-Dokumente einfach von jedem Gerät aus zu, ohne dass eine Anwendung eines Drittanbieters erforderlich ist. Der Zugriff auf Dokumente war noch nie so einfach.
Power Bi-Vorlagen
Gebrauchsfertige, vorgefertigte Business-Intelligence-Berichte, die die Entscheidungsfindung erleichtern und es Ihnen ermöglichen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Workflow-Vorlagen
Erweitern Sie die Grenzen der Automatisierung, indem Sie das Potenzial von Power Automate ausschöpfen. Mehr als 50 Workflows stehen zur Verfügung und bieten plattformübergreifend unbegrenzte Möglichkeiten.
Dynamics 365
Erweitern Sie Ihr ERP auf Dynamics 365 mit robusten Qualitätsmanagement-Modulen. Vergessen Sie die Synchronisierung von Daten und vermeiden Sie systemübergreifende Redundanzen.
Teams-Formulare
Treffen Sie schnellere Entscheidungen und verbessern Sie die Zusammenarbeit Ihrer Teams, indem Sie Ereignisse in Ihrem QMS schnell über Formulare registrieren, während Sie in Teams diskutieren.
Teams-Produktivität
Um die Produktivität weiter zu steigern, können Sie Ihr eQMS nutzen, indem Sie einfach einen Chatbot bitten, eine Aufgabe zuzuweisen oder Besprechungen zu planen, während Sie in Teams chatten.
Q-Pilot
Nutzen Sie die Leistungsfähigkeit von GenAI für Ihre internen eQMS-Daten mit einem virtuellen Qualitätsmanagement-Assistenten. Vereinfachen Sie Aufgaben und behalten Sie die Kontrolle mit "Q".
Möchten Sie mehr über BPA Solutions erfahren?
Abonnieren Sie unseren Newsletter