Modernisez vos processus de gestion documentaire
En finissez avec les échanges d'e-mails fastidieux et ces multiples versions d'un même document éparpillées sur différentes plateformes. Trouvez, suivez et partagez facilement vos documents grâce au module intuitif de contrôle des documents de BPA.
Pour l'ensemble du cycle de vie des documents
Le module de contrôle des documents intègre toutes les configurations préétablies nécessaires à un système de gestion des documents hautement performant couvrant l'ensemble du cycle de vie des documents : de la création à l'archivage, en passant par le suivi des approbations de documents et en s'assurant que les utilisateurs finaux comprennent parfaitement les documents.
Très rentable et engageant
Le passage à BPA Solutions eQMS permettra de réduire considérablement les coûts et d'offrir une expérience beaucoup plus engageante aux collaborateurs, en exploitant non seulement les fonctionnalités de SharePoint, mais aussi de Teams et de Power BI.
Minimiser le travail manuel grâce à l'automatisation des documents
- Grâce à notre vaste expérience auprès de centaines de clients, nous avons développé des flux de travail automatisés préconfigurés (mais hautement configurables) sur Power Automate pour l'ensemble du cycle de vie des documents (depuis les demandes de documents, l'identification, l'examen et l'approbation, jusqu'à la publication, la formation, la révision et l'archivage).
- Réduire considérablement le travail manuel en tirant parti de Fonctionnalités alimentées par l'IA avec Q-Pilot et soyez opérationnel en quelques jours seulement avec ce module prêt à l'emploi.
Laissez l'IA simplifier vos tâches de gestion de documents
- Avec Q-Pilot, l'assistant virtuel de BPA alimenté par l'IA générative, vous permet non seulement de trouver rapidement des informations, de résumer des documents et de dissiper les doutes concernant des procédures spécifiques, mais aussi de comparer facilement le contenu de documents, de repérer rapidement des informations contradictoires ou de saisir immédiatement les étapes à suivre dans un contexte donné.
- Rationalisez la formation en automatisant entièrement le processus de formation documentaire et laissez Q créer des quiz, vérifier les réponses et consigner en toute sécurité l'historique dans l'eQMS.
Confier l'approbation des documents à des signatures électroniques robustes
- Avec Le composant de signature électronique de BPALes utilisateurs finaux s'authentifient à nouveau pour approuver les documents. Une fois signé, un horodatage est ajouté au document. La signature électronique est invalidée lorsque le document est mis à jour.
- Respecter pleinement les réglementations grâce à nos flux de travail prédéfinis : les documents ne sont signés que par les utilisateurs autorisés pour les étapes du flux de travail désignées, ce qui évite au même signataire de valider des étapes sans rapport entre elles.
Remplacer les courriels encombrants par des rappels intelligents
- Avec les rappels BPA, les utilisateurs finaux reçoivent une notification unique pour tous les documents en attente d'approbation ou de formation.
- Assurez-vous que les documents sont approuvés en temps voulu et que les personnes concernées sont correctement formées aux procédures grâce aux rappels intelligents.
Améliorer la productivité du travail d'équipe grâce à des discussions en temps réel
- Éliminez les frustrations liées au courrier électronique grâce à Productivité Teamsoù vous pouvez demander à un chatbot des documents nécessitant une approbation ou une formation, et rechercher n'importe quelle information.
- Collaborez efficacement en partageant des documents lors de discussions en direct. Une carte est ajoutée au flux pour afficher le document, créer une tâche et planifier une réunion. Affichez les données associées grâce à l'option "trouver des éléments similaires".
Optimiser la prise de décision grâce à la Business Intelligence
- Intégration transparente avec Microsoft Power BILe module de contrôle des documents offre des possibilités illimitées en matière de rapports DMS.
- La matrice de formation aux documents est un rapport BI interactif qui facilite le suivi de la formation aux documents. Obtenez des informations instantanées sur le collaborateur qui a besoin d'une formation grâce à notre DMS BI avancé.
Accéder aux documents sur le terrain avec Power Apps
- Accédez facilement aux documents sur votre appareil mobile, même hors ligne, grâce à l'application Power App gestion des documents. Parcourez rapidement les documents par processus/sous-processus et consultez vos documents favoris.
- Grâce au lecteur de codes-barres intégré, les utilisateurs peuvent consulter la dernière version publiée d'une procédure ou d'une instruction de travail en scannant simplement un code-barres.
Minimiser le travail manuel grâce à l'automatisation des documents
- En travaillant avec des centaines de clients, nous avons développé des automatisations préconfigurées (mais hautement configurables) sur Power Automate et SharePoint pour l'ensemble du cycle de vie des documents (depuis les demandes de documents, l'identification, la révision et l'approbation, jusqu'à la publication, la formation, la révision et l'archivage).
- Réduire considérablement le travail manuel en tirant parti de Fonctionnalités alimentées par l'IA avec Q-Pilot et soyez opérationnel en quelques jours seulement avec ce module prêt à l'emploi.
Laissez l'IA simplifier vos tâches de gestion de documents
- Avec Q-Pilot, l'assistant virtuel de BPA alimenté par l'IA générative, vous permet non seulement de trouver rapidement des informations, de résumer des documents et de dissiper les doutes concernant des procédures spécifiques, mais aussi de comparer facilement le contenu de documents, de repérer rapidement des informations contradictoires ou de saisir immédiatement les étapes à suivre dans un contexte donné.
- Rationalisez la formation en automatisant entièrement le processus de formation documentaire et laissez Q créer des quiz, vérifier les réponses et consigner en toute sécurité l'historique dans l'eQMS.
Confier l'approbation des documents à des signatures électroniques robustes
- Avec Le composant de signature électronique de BPALes utilisateurs finaux s'authentifient à nouveau pour approuver les documents. Une fois signé, un horodatage est ajouté au document. La signature électronique est invalidée lorsque le document est mis à jour.
- Respecter pleinement les réglementations grâce à nos flux de travail prédéfinis : les documents ne sont signés que par les utilisateurs autorisés pour les étapes du flux de travail désignées, ce qui évite au même signataire de valider des étapes sans rapport entre elles.
Remplacer les courriels encombrants par des rappels intelligents
- Avec les rappels BPA, les utilisateurs finaux reçoivent une notification unique pour tous les documents en attente d'approbation ou de formation.
- Assurez-vous que les documents sont approuvés en temps voulu et que les personnes concernées sont correctement formées aux procédures grâce aux rappels intelligents.
Améliorer la productivité du travail d'équipe grâce à des discussions en temps réel
- Éliminez les frustrations liées au courrier électronique grâce à Productivité Teamsoù vous pouvez demander à un chatbot des documents nécessitant une approbation ou une formation, et rechercher n'importe quelle information.
- Collaborez efficacement en partageant des documents lors de discussions en direct. Une carte est ajoutée au flux pour afficher le document, créer une tâche et planifier une réunion. Affichez les données associées grâce à l'option "trouver des éléments similaires".
Optimiser la prise de décision grâce à la Business Intelligence
- Intégration transparente avec Microsoft Power BILe module de contrôle des documents offre des possibilités illimitées en matière de rapports DMS.
- La matrice de formation aux documents est un rapport BI interactif qui facilite le suivi de la formation aux documents. Obtenez des informations instantanées sur le collaborateur qui a besoin d'une formation grâce à notre DMS BI avancé.
Accéder aux documents sur le terrain avec Power Apps
- Accédez facilement aux documents sur votre appareil mobile, même hors ligne, grâce à l'application Power App gestion des documents. Parcourez rapidement les documents par processus/sous-processus et consultez vos documents favoris.
- Grâce au lecteur de codes-barres intégré, les utilisateurs peuvent consulter la dernière version publiée d'une procédure ou d'une instruction de travail en scannant simplement un code-barres.
En faire plus avec les technologies Microsoft 365
pour une performance, une sécurité et une rentabilité optimales.
Gestion des documents
Gestion du changement
Gestion des non-conformités
Gestion des audits
Actions (CAPA)
Gestion de la formation
Gestion des équipements
Gestion des processus
Gestion des risques
Gestion des fournisseurs
Santé et sécurité
Sécurité des informations
Aspects environnementaux
Foire aux questions
Comment le module de contrôle des documents simplifie-t-il la création, la révision et l'approbation des documents ?
Le module centralise l'ensemble du cycle de vie du document (création, révision, approbation, publication et archivage) sur une seule et même page. Les auteurs bénéficient d'une vue à 360° sur les réviseurs, les approbateurs, les listes de diffusion, les accusés de réception de formation et l'historique des modifications, garantissant ainsi un contrôle et une transparence totaux.
Le module de contrôle des documents est-il conforme aux exigences GxP et 21 CFR Part 11 ?
Oui. BPAMedical365 et Microsoft 365 fournissent toutes les fonctionnalités nécessaires (pistes d'audit, conservation des versions, contrôle d'accès et signatures électroniques validées) pour soutenir pleinement Conforme aux BPF et au titre 21 du CFR Partie 11 dossiers électroniques.
Quel est le niveau de sécurité des signatures électroniques utilisées pour l'approbation des documents ?
Le module comprend signatures électroniques robustes conformes à la partie 11 basé sur Microsoft Multi-Factor Authentication. Chaque signature est infalsifiable : si le contenu du document est modifié, la signature est automatiquement invalidée et les parties prenantes concernées sont averties. Les signatures peuvent également être appliquées à la fois aux documents et aux dossiers pour une sécurité renforcée.
Les utilisateurs peuvent-ils facilement trouver la dernière version contrôlée d'un document ?
Absolument. Autorisations basées sur les rôles, l'intégration de Microsoft Teams et les Pages de processus garantissent que les utilisateurs accèdent toujours à la version correcte et approuvée au moment de l'utilisation. Les documents peuvent également être rapidement récupérés à l'aide de la recherche globale ou via Q-Pilot, qui comprend les requêtes en langage naturel.
Comment le système gère-t-il les versions et la conservation des documents ?
Le contrôle de version est entièrement automatisé via Microsoft 365. Les versions historiques sont archivées automatiquement, tandis que les politiques de conservation préservent les documents conformément à vos exigences de conformité, garantissant l'intégrité des données et une protection à long terme.
Le module prend-il en charge la formation automatisée liée aux SOP et aux nouveaux documents ?
Oui. Lorsque des documents ou des SOP sont publiés ou mis à jour, tâches de formation automatisées Notifier les utilisateurs de lire et d'accuser réception des modifications. Les enregistrements d'achèvement sont stockés comme preuves vérifiables, garantissant une exécution cohérente et une préparation aux audits.
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Extensions disponibles
Débloquer des performances de pointe avec Power Extensions
Power App gestion des incidents
Signalez facilement toutes les non-conformités et tous les incidents dans l'eQMS, n'importe où, sur n'importe quel appareil, même hors ligne, grâce à une application intuitive dédiée aux collaborateurs de première ligne.
Power apps audits
Spécialement conçue pour les inspecteurs de terrain, cette application permet de réaliser des audits simples, efficaces et sécurisés sur n'importe quel appareil, même hors ligne.
Power App gestion des équipements
Simplifiez la vérification des équipements et des actifs grâce à une application mobile intuitive et sécurisée conçue pour améliorer votre expérience sur le terrain, sur l'appareil de votre choix.
Power App gestion des documents
Accédez facilement à tous les documents de conformité sur n'importe quel appareil sans avoir besoin d'une application tierce. L'accès aux documents n'a jamais été aussi simple.
Modèles rapports Power BI
Des rapports de veille stratégique préconstruits et prêts à l'emploi, conçus pour faciliter la prise de décision et vous permettre de vous concentrer sur ce qui compte vraiment.
Modèles de flux de travail
Repoussez les limites de l'automatisation en libérant le potentiel de Power Automate. Plus de 50 flux de travail sont disponibles, offrant des possibilités illimitées sur toutes les plateformes.
Dynamics 365
Étendez facilement votre ERP sur Dynamics 365 avec des modules de gestion de la qualité robustes. Oubliez la synchronisation des données et évitez les redondances entre les systèmes.
Formulaires Teams
Prenez des décisions plus rapides et améliorez la collaboration de vos équipes en enregistrant rapidement des événements dans votre SMQ à l'aide de formulaires tout en discutant dans Teams.
Productivité Teams
Pour améliorer encore la productivité, interagissez avec votre SGQE en demandant simplement à un chatbot d'assigner une tâche ou de planifier des réunions tout en discutant sur Teams.
Q-Pilot
Libérez la puissance de GenAI sur vos données eQMS internes grâce à un assistant virtuel de gestion de la qualité. Simplifiez les tâches et gardez le contrôle avec "Q".
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