Modernisieren Sie Ihre Dokumentenmanagementprozesse
Beenden Sie den mühsamen E-Mail-Austausch, und hören Sie auf, verschiedene Versionen desselben Dokuments auf unterschiedlichen Plattformen zu haben. Mit dem intuitiven Dokumentenkontrollmodul von BPA können Sie Dokumente ganz einfach finden, verfolgen und gemeinsam nutzen.
Für den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten
Das Dokumentenkontrollmodul integriert alle vorgefertigten Konfigurationen, die für ein hochleistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem benötigt werden, das den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten abdeckt: von der Erstellung bis zur Archivierung, der Verfolgung von Dokumentenfreigaben und der Sicherstellung, dass Endbenutzer die Dokumente vollständig verstehen.
Äußerst kosteneffizient und ansprechend
Switching to BPA Solutions eQMS will drastically reduce cost and deliver a much more engaging experience for collaborators, by leveraging not only SharePoint capabilities, but also Teams and PowerBI.
Minimierung der manuellen Arbeit durch Dokumentenautomatisierung
- Aufgrund unserer umfangreichen Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Hunderten von Kunden haben wir mit Power Automate vorkonfigurierte (und dennoch hochgradig konfigurierbare) automatisierte Workflows für den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten entwickelt (von der Anforderung, Identifizierung, Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten bis hin zur Veröffentlichung, Schulung, Überarbeitung und Archivierung).
- Drastically reduce manual work leveraging AI powered features with Q-Pilot and go live in just few days with this ready-to-use module.
Let AI simplify your document management tasks
- Mit Q-Pilot, BPA’s GenAI-powered virtual assistant, not only you can quickly find information, summarize documents and clarify doubts around specific procedures, but also easily compare document contents, quickly spot conflicting information or immediately grasp the steps to follow in a certain context.
- Streamline training by fully automating the document training process and let Q create quizzes, verify answers and safely log history in the eQMS.
Vertrauenswürdige Dokumentenfreigaben mit robusten eSignaturen
- Mit Die eSignatur-Komponente des BPADie Endbenutzer müssen sich erneut authentifizieren, um Dokumente zu genehmigen. Beim Signieren wird dem Dokument ein Zeitstempel hinzugefügt. Die eSignatur wird ungültig, wenn das Dokument aktualisiert wird.
- Erfüllen Sie mit unseren vorgefertigten Workflows alle Vorschriften: Dokumente werden nur von autorisierten Benutzern für bestimmte Workflow-Schritte signiert, wodurch vermieden wird, dass derselbe Unterzeichner nicht zusammenhängende Schritte validiert.
Ersetzen Sie umständliche E-Mails durch intelligente Erinnerungen
- Mit BPA Reminders erhalten die Endbenutzer eine einzige Benachrichtigung für alle Dokumente, deren Genehmigung oder Schulung noch aussteht.
- Stellen Sie mit Intelligent Reminders sicher, dass die Dokumente rechtzeitig genehmigt und die betroffenen Personen korrekt in den Verfahren geschult werden.
Verbessern Sie die Produktivität der Teamarbeit durch Diskussionen in Echtzeit
- Beseitigen Sie E-Mail-Frust mit Teams-ProduktivitätDort können Sie einen Chatbot nach Dokumenten fragen, die genehmigt oder geschult werden müssen, und nach beliebigen Informationen suchen.
- Arbeiten Sie effektiv zusammen, indem Sie Dokumente während Live-Diskussionen austauschen. Eine Karte wird in den Ablauf eingefügt, um das Dokument anzuzeigen, eine Aufgabe zu erstellen und eine Besprechung zu planen. Zeigen Sie verwandte Daten mit der Option "Ähnliches finden" an.
Streamline decision making with Business Intelligence
- Nahtlos integriert mit Microsoft Power BIDas Dokumentenkontrollmodul bietet unbegrenzte DMS-Berichtsmöglichkeiten.
- Die Dokumentenschulungsmatrix ist ein interaktiver BI-Bericht, der die Nachbereitung von Dokumentenschulungen erleichtert. Mit unserem fortschrittlichen DMS-BI erhalten Sie sofortige Informationen darüber, welcher Mitarbeiter geschult werden muss.
Zugriff auf Dokumente im Außendienst mit Power Apps
- Einfacher Zugriff auf Dokumente auf Ihrem mobilen Gerät, auch offline, mit der Dokumenten-Power Apps. Durchsuchen Sie die Dokumente schnell nach Vorgängen/Untervorgängen und konsultieren Sie Ihre bevorzugten Dokumente.
- Mit dem integrierten Barcode-Scanner können die Benutzer die neueste veröffentlichte Version eines Verfahrens oder einer Arbeitsanweisung durch einfaches Scannen eines Barcodes anzeigen.
Minimierung der manuellen Arbeit durch Dokumentenautomatisierung
- Working with hundreds of clients, we have developed preconfigured (yet highly configurable) automations on Power Automate and SharePoint for the whole document lifecycle (from document requests, identification, review and approval, to publication, training, revision and archiving).
- Drastically reduce manual work leveraging AI powered features with Q-Pilot and go live in just few days with this ready-to-use module.
Let AI simplify your document management tasks
- Mit Q-Pilot, BPA’s GenAI-powered virtual assistant, not only you can quickly find information, summarize documents and clarify doubts around specific procedures, but also easily compare document contents, quickly spot conflicting information or immediately grasp the steps to follow in a certain context.
- Streamline training by fully automating the document training process and let Q create quizzes, verify answers and safely log history in the eQMS.
Vertrauenswürdige Dokumentenfreigaben mit robusten eSignaturen
- Mit Die eSignatur-Komponente des BPADie Endbenutzer müssen sich erneut authentifizieren, um Dokumente zu genehmigen. Beim Signieren wird dem Dokument ein Zeitstempel hinzugefügt. Die eSignatur wird ungültig, wenn das Dokument aktualisiert wird.
- Erfüllen Sie mit unseren vorgefertigten Workflows alle Vorschriften: Dokumente werden nur von autorisierten Benutzern für bestimmte Workflow-Schritte signiert, wodurch vermieden wird, dass derselbe Unterzeichner nicht zusammenhängende Schritte validiert.
Ersetzen Sie umständliche E-Mails durch intelligente Erinnerungen
- Mit BPA Reminders erhalten die Endbenutzer eine einzige Benachrichtigung für alle Dokumente, deren Genehmigung oder Schulung noch aussteht.
- Stellen Sie mit Intelligent Reminders sicher, dass die Dokumente rechtzeitig genehmigt und die betroffenen Personen korrekt in den Verfahren geschult werden.
Verbessern Sie die Produktivität der Teamarbeit durch Diskussionen in Echtzeit
- Beseitigen Sie E-Mail-Frust mit Teams-ProduktivitätDort können Sie einen Chatbot nach Dokumenten fragen, die genehmigt oder geschult werden müssen, und nach beliebigen Informationen suchen.
- Arbeiten Sie effektiv zusammen, indem Sie Dokumente während Live-Diskussionen austauschen. Eine Karte wird in den Ablauf eingefügt, um das Dokument anzuzeigen, eine Aufgabe zu erstellen und eine Besprechung zu planen. Zeigen Sie verwandte Daten mit der Option "Ähnliches finden" an.
Streamline decision making with Business Intelligence
- Nahtlos integriert mit Microsoft Power BIDas Dokumentenkontrollmodul bietet unbegrenzte DMS-Berichtsmöglichkeiten.
- Die Dokumentenschulungsmatrix ist ein interaktiver BI-Bericht, der die Nachbereitung von Dokumentenschulungen erleichtert. Mit unserem fortschrittlichen DMS-BI erhalten Sie sofortige Informationen darüber, welcher Mitarbeiter geschult werden muss.
Zugriff auf Dokumente im Außendienst mit Power Apps
- Einfacher Zugriff auf Dokumente auf Ihrem mobilen Gerät, auch offline, mit der Dokumenten-Power Apps. Swiftly browse documents by process/sub process and consult your favorite documents.
- Mit dem integrierten Barcode-Scanner können die Benutzer die neueste veröffentlichte Version eines Verfahrens oder einer Arbeitsanweisung durch einfaches Scannen eines Barcodes anzeigen.
Mehr erreichen mit Microsoft 365 Technologien
für ultimative Leistung, Sicherheit und Kosteneffizienz.
Agile eQMS-Module für alle Ihre Anforderungen
Dokumentenmanagement
Änderungsmanagement
Management von Nichtkonformitäten
Audits Management
Aktionen (CAPA)
Schulungsmanagement
Geräteverwaltung
Prozessmanagement
Risikomanagement
Lieferantenmanagement
Gesundheit und Sicherheit
Informationssicherheit
Umweltaspekte
Frequently asked questions
How does the Document Control module simplify document creation, review, and approval?
The module centralizes the entire document lifecycle (creation, review, approval, publication, and archival) on a single page. Authors benefit from a 360° overview of reviewers, approvers, distribution lists, training acknowledgments, and change history, ensuring complete control and transparency.
Is the Document Control module compliant with GxP and 21 CFR Part 11 requirements?
Yes. BPAMedical365 and Microsoft 365 provide all necessary capabilities (audit trails, version retention, access control, and validated eSignatures) to fully support GxP and 21 CFR Part 11–compliant electronic records.
How secure are the eSignatures used for document approvals?
The module includes robust, Part 11–ready eSignatures based on Microsoft Multi-Factor Authentication. Each signature is tamper-evident: if document content changes, the signature is automatically invalidated and relevant stakeholders are notified. Signatures can also be applied to both documents and folders for comprehensive security.
Can users easily find the latest controlled version of a document?
Absolutely. Role-based permissions, Microsoft Teams integration, and Process Pages ensure users always access the correct, approved version at the point of use. Documents can also be quickly retrieved using the global search or through Q-Pilot, which understands natural-language queries.
How does the system manage document versions and retention?
Version control is fully automated through Microsoft 365. Historical versions are archived automatically, while retention policies preserve documents according to your compliance requirements, guaranteeing data integrity and long-term protection.
Does the module support automated training linked to SOPs and new documents?
Yes. When documents or SOPs are published or updated, automated training tasks notify users to read and acknowledge the changes. Completion records are stored as verifiable evidence, ensuring consistent execution and audit readiness.
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Erweiterungen verfügbar
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Vorfall-Power Apps
Melden Sie alle Nichtkonformitäten und Vorfälle im eQMS überall und auf jedem Gerät, sogar offline, mit einer intuitiven App, die speziell für Mitarbeiter an der Frontlinie entwickelt wurde.
Audit-Power Apps
Diese App wurde speziell für Inspektoren vor Ort entwickelt und ermöglicht einfache, effiziente und sichere Prüfungen auf jedem Gerät, auch wenn es offline ist.
Geräte-Power Apps
Vereinfachen Sie die Überprüfung von Geräten und Anlagen mit einer intuitiven und sicheren mobilen App, die Ihre Arbeit vor Ort auf Ihrem bevorzugten Gerät verbessert.
Dokumenten-Power Apps
Greifen Sie auf alle Compliance-Dokumente einfach von jedem Gerät aus zu, ohne dass eine Anwendung eines Drittanbieters erforderlich ist. Der Zugriff auf Dokumente war noch nie so einfach.
Power Bi-Vorlagen
Gebrauchsfertige, vorgefertigte Business-Intelligence-Berichte, die die Entscheidungsfindung erleichtern und es Ihnen ermöglichen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Workflow-Vorlagen
Erweitern Sie die Grenzen der Automatisierung, indem Sie das Potenzial von Power Automate ausschöpfen. Mehr als 50 Workflows stehen zur Verfügung und bieten plattformübergreifend unbegrenzte Möglichkeiten.
Dynamics 365
Erweitern Sie Ihr ERP auf Dynamics 365 mit robusten Qualitätsmanagement-Modulen. Vergessen Sie die Synchronisierung von Daten und vermeiden Sie systemübergreifende Redundanzen.
Teams-Formulare
Treffen Sie schnellere Entscheidungen und verbessern Sie die Zusammenarbeit Ihrer Teams, indem Sie Ereignisse in Ihrem QMS schnell über Formulare registrieren, während Sie in Teams diskutieren.
Teams-Produktivität
Um die Produktivität weiter zu steigern, können Sie Ihr eQMS nutzen, indem Sie einfach einen Chatbot bitten, eine Aufgabe zuzuweisen oder Besprechungen zu planen, während Sie in Teams chatten.
Q-Pilot
Nutzen Sie die Leistungsfähigkeit von GenAI für Ihre internen eQMS-Daten mit einem virtuellen Qualitätsmanagement-Assistenten. Vereinfachen Sie Aufgaben und behalten Sie die Kontrolle mit "Q".