Résumé
Que fais-tu? Décrivez votre entreprise.
Sydney Fish Market exploite une vente aux enchères en gros et un marché aux poissons en activité, hébergeant six détaillants de fruits de mer proposant la plus grande variété de fruits de mer frais d'Australie. Il s’agit du plus grand marché de ce type dans l’hémisphère sud, où l’on vend chaque jour plus de 100 espèces différentes de fruits de mer.
Plus qu'un simple lieu de commerce de fruits de mer, le site est devenu une destination touristique de premier plan, présentant les meilleurs produits australiens aux gourmands et aux amateurs de fruits de mer de toute l'Australie et du monde entier. Les visiteurs peuvent découvrir la variété et la qualité des fruits de mer locaux frais et cuits qui sont devenus réputés dans le monde entier.
Défi
Quel était votre problème et quelles difficultés vous ont empêché de résoudre facilement le problème ?
SFM utilise un autre logiciel QMS depuis environ 15 ans (depuis 2001). Depuis un certain temps, le personnel est désillusionné par ce produit et essaie d'éviter de l'utiliser car il y avait des complications avec la gestion de la structure dossiers-niveaux. L'accès aux fichiers QMS hors ligne est utilisé par les employés, ce qui entraîne une perte de contrôle des documents dans le système. Par conséquent, un produit de remplacement approprié a été recherché, qui peut être considéré comme convivial, intuitif et surtout se présentant comme une plate-forme Web familière aux méthodes actuelles de gestion des informations dans le cloud.
Comment avez-vous connu notre solution ? Avez-vous pensé à d'autres prestataires ? Quels critères avez-vous utilisés pour sélectionner BPA et Microsoft ?
Ces dernières années, SFM a commencé à utiliser SharePoint comme plateforme privilégiée de gestion de documents. Il est devenu évident que quelques éditeurs de logiciels créent désormais des produits logiciels QMS qui s'intègrent à SharePoint, ce qui conduit à l'exploration des logiciels de gestion de la qualité disponibles.
Les critères ci-dessous étaient les paramètres définis dans lesquels les fonctions QMS actuelles étaient comparées au contenu ISO proposé et au BPA disponible via le logiciel SharePoint à l'époque :
- CONTRÔLE DES DOCUMENTS
- STOCKAGE ET ACCÈS AUX DOCUMENTS
- GESTION DES TÂCHES
- GESTION DES NON-CONFORMITÉS
- RAPPORTS D'INCIDENTS
- GESTION DES INCIDENTS (SUIVI)
- ANALYSE DES TENDANCES (TABLEAU DE BORD – RAPPORTS)
- GESTION DES RISQUES
- GESTION DU CONTRÔLE
- GESTION DES VÉRIFICATIONS
- EXAMEN DE LA GESTION
- COURS DE FORMATION
- DOCUMENTS DE CONFORMITÉ
- BASE DE CONNAISSANCES (SOURCES D'INFORMATIONS PRÉCIEUSES)
- ENTRETIEN / CALIBRAGE
Quelle était la solution ? Comment a-t-il répondu à vos défis ?
Les critères ci-dessus ont donné l’impulsion nécessaire pour poursuivre en toute confiance le BPA comme solution privilégiée pour le remplacement et l’exploitation futurs du QMS. Communication interne pilotée par le département QHSE pour convaincre l'entreprise de migrer vers BPA en utilisant les environnements de travail envisagés. Pour l'installation et le déploiement du logiciel BPA, un consultant SharePoint local (Myriad Technologies) a été contacté pour l'aider dans ce qui est désormais couvert dans l'étendue des travaux fournis. Ce qui, dans une certaine mesure, a réalisé les domaines nécessaires pour le QMS chez SFM tels que : la création de contenu, la migration de contenu, les tests des utilisateurs finaux, les ateliers pour soutenir la mise en œuvre technique et les tests des systèmes.
Stratégie
Comment avez-vous mis en œuvre la solution ? Combien de temps at-il fallu? Quels nouveaux défis la mise en œuvre a-t-elle créés ?
Myriad Technologies a fourni les configurations de base lors de leur projet d'installation chez SFM. Ce processus de configuration a été pris en charge par l'équipe des utilisateurs finaux disponibles (QHSE) et le personnel informatique à l'époque afin de garantir que la structure fonctionne avec l'architecture la mieux comprise pour le système de gestion de la qualité. La personnalisation s'est construite au fur et à mesure de l'avancement du projet. Sur la page d'accueil, la structure déroulante du contenu en mosaïque fournit l'architecture de la façon dont le produit final apparaîtra – dans laquelle il est bien entendu qu'elle reflète les clauses conformes à la structure ISO actuelle.
Les solutions BPA ont été mises en œuvre chez SFM avec la plate-forme SharePoint existante, ce qui permet un grand effet de levier sur la facilité d'exploitation de la solution pour le personnel de SFM. D'après les commentaires du personnel, tout le contenu des solutions BPA apparaît sous forme de vignettes intitulées, ce qui a été considéré comme convivial et intuitif depuis la mise en œuvre de la solution.
La mise en œuvre complète a pris environ 2 mois – soit plus de 35 heures de travail – avec le projet dirigé par Myriad Technologies. Suite au déploiement, Belinda a apporté un grand soutien aux éléments directement configurables soulevés concernant l'apparence du contenu du pied de page sur certains programmes liés à Microsoft. Au fil du temps après le déploiement mi-2017, Belinda a été davantage informée des besoins de configuration liés au contenu d'affichage du composant WebPart – Data Viewer.
Mon équipe a rencontré plusieurs défis initiaux lors de la mise en œuvre de la solution. En particulier aux éléments de visualisation des documents téléchargés. Mais depuis que nous avons approfondi la solution, tous chez SFM en ont désormais saisi le contenu avec une meilleure compréhension. En particulier pour la corrélation de la méthode liée à Microsoft de téléchargement et de maintenance des traces de données de l'historique.
Résultats
Quels résultats avez-vous obtenus grâce à BPA Solutions – à la fois anecdotiques et mesurables ?
Les résultats anecdotiques ont porté sur la facilité de trouver et de comprendre les relations entre un contenu particulier et ce qui est pertinent dans le domaine de la structure ISO.
En plus du potentiel de la solution BPA, il a été prévu d'inclure davantage de contenu avec des éléments de travail d'autres départements de SFM. Cela permettra la pleine collaboration des collègues de la base sécurisée de BPA Solutions.
Une grande partie des résultats mesurables ont été obtenus grâce à la facilité de création d'un reporting cohérent qui constitue désormais la base du rapport mensuel QHSE. Les données brutes actuelles qui ont été saisies avec le plus de précision possible dans les solutions BPA ont été utilisées comme chiffres représentatifs pour un format de rapport continu. Environ 50 % de tous les documents regroupés précédents ont pu être obtenus en une vue gérable qui est vitale pour tous chez SFM.
