Zusammenfassung
Was machst du? Beschreiben Sie Ihr Unternehmen.
Sakata Seed America, Inc. ist eine hundertprozentige Tochtergesellschaft der Sakata Seed Corporation mit Sitz in Yokohama, Japan. Sakata Seed America, Inc. hat seinen Hauptsitz in Morgan Hill, Kalifornien und züchtet, produziert und verkauft hybride und offen bestäubte Gemüse- und Ziergenetik über Samen und Stecklinge an Großhändler. Die Sakata Seed Corporation ist seit mehr als 100 Jahren im Geschäft und Sakata Seed America seit mehr als 40 Jahren. Sakata ist der weltweit größte Züchter, Produzent und Großhändler von Brokkolisamen und züchtet, produziert und verkauft Tomaten-, Paprika-, Karotten-, Rüben-, Melonen-, Wassermelonen-, Spinatsamen und mehr. Sakata ist für seine renommierten Sunpatiens® sowie Stiefmütterchen, Calibrachoa, Celosia, Begonien, Gerbera, Osteospermum und viele weitere Zierprodukte bekannt.
Herausforderung
Was war Ihr Problem und welche Herausforderungen hinderten Sie daran, das Problem einfach zu lösen?
Vor der Implementierung von BPA Quality verfügten wir über mehrere selbst entwickelte Dateisysteme zur Dokumentenverwaltung, die unterschiedliche manuelle Arbeitsweisen zur Pflege und Verwaltung unseres Qualitätsmanagementsystems (QMS) für (3) Initiativen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften umfassten, die sich über verschiedene Unternehmensstandorte erstreckten. Die Stakeholder für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften des QMS wandten sich an unser Team, um eine umfassende digitale QMS-Lösung zu finden, die unsere Anforderungen unterstützt, darunter Dokumentenmanagement, Compliance-Management, Audit-Management und Risikomanagement.
Wie haben Sie von unserer Lösung erfahren? Haben Sie andere Anbieter in Betracht gezogen? Nach welchen Kriterien haben Sie BPA und Microsoft ausgewählt?
Die QMS-Lösungslandschaft stand uns weit offen. Entscheiden wir uns für eine eigenständige Client/Server-QMS-Lösung? Wollen wir eine ERP-Zusatzlösung erkunden? Nach der Befragung unserer QMS-Benutzergemeinschaft erfuhren wir, dass alle Teammitglieder mit SharePoint (unserem Intranet und unseren Dokumentbibliotheken) vertraut waren. Wir haben unsere Suche darauf konzentriert, QMS-Lösungen zu identifizieren, die SharePoint nutzen. Bei der Suche wurden einige qualifizierte SharePoint-QMS-Lösungen gefunden. Tatsächlich haben wir von BPA Quality erfahren, indem wir einen potenziellen Anbieter von QMS-Lösungen befragt haben und ihn gebeten haben, einige seiner Hauptkonkurrenten zu nennen.
Wir haben jeden Lösungsanbieter auf der Grundlage der unterstützten Plattform (SharePoint 2013, 2016, Online) und der sofort einsatzbereiten Funktionalität (Dokumentenverwaltung, Prüfungsverwaltung, Schulungsverwaltung, CAPA, Nichtkonformität, Konten, Kontakte und Risikomanagement) bewertet. . BPA Solutions war die eindeutige Entscheidung, für die sich unsere Stakeholder und unser Infrastrukturteam für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften im QMS entschieden haben.
Was war die Lösung? Wie wurden Ihre Herausforderungen bewältigt?
Wir nutzten diese Gelegenheit, um die (3) QMS-Initiativen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die damit verbundenen manuellen Arbeitsweisen zu überprüfen und anzupassen, um denselben Satz von BPA-Qualitätsmodulen zu nutzen. Wir verfügen nun über einheitliche Arbeitsanweisungen für die Verwaltung unserer Initiativen zur Einhaltung gesetzlicher QMS-Vorschriften.
Strategie
Warum hat sich das Team für die Migration auf 0365 entschieden?
Die Migration von BPA Quality von SharePoint 2013 zu Office 365 war die letzte Phase unseres SharePoint 2010- und 2013-Farmmigrationsprojekts.
War dieser Prozess unter der Anleitung von BPA einfach? Wie haben Sie die Lösung implementiert? Wie lange hat es gedauert? Welche neuen Herausforderungen hat die Umsetzung mit sich gebracht?
Wir nutzten das Fachwissen unseres SharePoint-Geschäftslösungsanbieters Compass 365 (Compass365.com), mit Sitz in Kalifornien, leitete unser BPA-Migrationsprojekt von SharePoint 2013 zu Office 365. BPA unterstützte uns bei jedem Schritt auf dem Weg.
Die Fertigstellung des BPA-Migrationsprojekts dauerte vier Monate. Wir haben erfolgreich (16) einzigartige BPA-Anwendungen, (25) Nintex-Workflows und (3) Nintex-Komponenten-Workflows migriert. Der Großteil des Migrationsaufwands wurde für die Umgestaltung der Nintex-Workflows aufgewendet (Onprem vs. Office 365-Aktionen und Site-Workflows vs. Komponenten-Workflows).
Ergebnisse
Welche Ergebnisse haben Sie mit BPA Solutions erzielt – sowohl anekdotisch als auch messbar?
Der CEO unseres Unternehmens stellt fest: „Das Management von [Sakata Seed America, Inc.] hat sich verpflichtet, die Schlüsselprozesse im Kern unseres Geschäfts zu verbessern. Zu diesem Zweck haben wir im vergangenen Jahr erhebliche Investitionen in Ressourcen getätigt, darunter Personal, Beratungskompetenz und Anwendungen, die alle darauf abzielen, unsere Qualitätsmanagementsysteme (QMS) voranzutreiben.
Unser Geschäft wächst und damit auch die Komplexität und das Risiko. Unser Fokus auf QMS soll ein verbessertes Risikomanagement, höhere Effizienzniveaus und insgesamt verbesserte Finanzergebnisse ermöglichen.“
Unsere BPA-Qualitätsimplementierung wurde mit Schwerpunkt auf Auditmanagement konzipiert. Die Verantwortlichen für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften des QMS sind nun in der Lage, ein Audit effizient zu steuern, indem sie angeforderte Compliance-Dokumente, verknüpfte Aufgaben/Aktionen, zugehörige Anhänge und alle anderen angeforderten Elemente/Materialien schnell finden.
Gab es etwas Spektakuläres an der einfachen Bereitstellung oder Einbindung der Mitarbeiter?
In Anlehnung an unser Unternehmensmotto „Qualität, Zuverlässigkeit und Service“ haben wir unsere BPA-Qualitätsimplementierung als QRS bezeichnet. QRS (BPA-Qualität) ist der Grundstein für unsere Organisation. BPA Quality ist unsere QMS-Plattform und Kerngeschäftsprozessanwendungs-Engine.
Auf die Frage „Was ist BPA-Qualität?“ verwende ich den Vergleich, dass BPA-Qualität meine Allzweck-No-Code-Box mit „Legosteinen“ ist. Wir haben BPA Quality ursprünglich implementiert, um (3) QMS-Initiativen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu unterstützen. Wir werden oft gefragt: „Können Sie eine QRS-Anwendung für meinen Geschäftsprozess erstellen?“ Abhängig von den Anforderungen und der Komplexität können wir innerhalb weniger Stunden oder Tage eine „Legostein“-Anwendung von Anfang bis Ende erstellen.
Die Akzeptanz und das Engagement der Benutzer-Community verliefen reibungslos. Wir haben eine URL-Umleitung implementiert, die einen QRS-Microsoft-Teams-Kanal rendert. Wir haben QRS in einem Microsoft Teams-Kanal (Registerkarte „Website“) bereitgestellt. Wir haben die Registerkarte „Beiträge“ als Allzweck-Kommunikationstool genutzt (allgemeine Fragen und Antworten, Community-Forum, Tipps/Tricks zur Verwendung usw.). Die Registerkarte „Dateien“ dient als allgemeines Verzeichnis für Anleitungsdokumente.
