Die Verwaltung von Compliance-Dokumenten ist keine leichte Aufgabe. Die meisten Organisationen arbeiten mit verschiedenen Versionen derselben Dokumente auf verschiedenen Plattformen. Dadurch teilen Endbenutzer Dokumente per E-Mail und verbringen viel Zeit damit, die richtigen Dokumente zu finden.
Das Dokumentenkontrollmodul in der eQMS-Software enthält alle vorgefertigten Konfigurationen, die für ein leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem erforderlich sind. Es deckt den gesamten Dokumentlebenszyklus von der Erstellung bis zur Archivierung ab, verfolgt Dokumentgenehmigungen und stellt sicher, dass Endbenutzer Dokumente verstehen. Der Wechsel zu BPA eQMS-Lösungen wird die Kosten drastisch senken und den Mitarbeitern ein viel ansprechenderes Erlebnis bieten. Berechnen Sie hier Ihre Kostenersparnis.
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Vertrauen Sie Dokumentengenehmigungen mit eSignaturen
Die meisten Vorschriften besagen, dass nur autorisierte Benutzer Dokumente genehmigen können. Die eSignature-Komponente von BPA erweitert die SharePoint-Funktionen beim Signieren von Dokumenten. Das Tool verlangt von Endbenutzern eine erneute Authentifizierung bei der Genehmigung von Dokumenten und die Einhaltung von Vorschriften. Beim Signieren wird dem Dokument ein Zeitstempel hinzugefügt und die elektronische Signatur wird ungültig, wenn das Dokument geändert wird. Mit vorgefertigten Workflows stellen wir sicher, dass Dokumente von autorisierten Benutzern nur für bestimmte Workflow-Schritte signiert werden können und vermeiden, dass derselbe Unterzeichner mehrere Schritte signiert.
Reduzieren Sie manuelle Arbeit durch Dokumentenautomatisierung
Basierend auf unserer Erfahrung mit Hunderten von Kunden haben wir auf Power Automate vorkonfigurierte automatisierte Workflows für den gesamten Dokumentlebenszyklus entwickelt, einschließlich Dokumentanfragen, Identifizierung, Überprüfung, Genehmigung, Veröffentlichung, Schulung, Überarbeitung und Archivierung. Diese Arbeitsabläufe decken typische Unternehmensanforderungen ab und können leicht geändert werden, um den individuellen Anforderungen des Kunden gerecht zu werden. Mit einer gebrauchsfertigen Dokumentenkontrollsoftware können Kunden die manuelle Arbeit drastisch reduzieren und ihr erstklassiges Dokumentenmanagementsystem (DMS) in wenigen Tagen, nicht in Monaten, in Betrieb nehmen!
Greifen Sie mit Power Apps auf Dokumente vor Ort zu
Die Document Power Apps machen es Frontline-Benutzern einfach, auf Dokumente auf Smartphones zuzugreifen, auch wenn sie offline sind. Mit dem in der App enthaltenen Barcode-Scanner können Benutzer durch Scannen eines Barcodes die zuletzt veröffentlichte Version eines Verfahrens oder einer Arbeitsanweisung anzeigen. Benutzer können Dokumente einfach nach Prozess und Unterprozess durchsuchen und ihre Lieblingsdokumente mit einer Fingerberührung anzeigen.
Ersetzen Sie umständliche E-Mails durch intelligente Erinnerungen
Endbenutzer verbringen viel Zeit damit, Dokumente per E-Mail auszutauschen, was kontraproduktiv ist. Mit BPA Reminders erhalten Endbenutzer eine einzige Benachrichtigung für alle Dokumente, deren Genehmigung oder Schulung noch aussteht. Intelligente Erinnerungen stellen sicher, dass Dokumente rechtzeitig genehmigt werden und die betroffenen Personen in wichtigen Abläufen geschult werden.
Verbessern Sie die Produktivität der Teamarbeit mit Diskussionen in Echtzeit
Microsoft Teams ist der Ort, an dem Sie in Echtzeit diskutieren und E-Mail-Frustrationen vorbeugen können. Mit Teams Productivity können Endbenutzer einen Chatbot nach Dokumenten fragen, deren Genehmigung oder Schulung noch aussteht, und im Chat-Feld in Teams nach beliebigen Dokumenten suchen. Das Teilen von Dokumenten in Echtzeit-Diskussionen ist die neue Möglichkeit, effektiv zwischen Teammitgliedern zusammenzuarbeiten. Im Diskussionsablauf wird eine Dokumentkarte mit Optionen zum Anzeigen des Dokuments, Erstellen einer Folgeaufgabe und Planen einer Besprechung hinzugefügt. Die Option „Ähnliche suchen“ bietet Benutzern eine einfache Möglichkeit, während der Diskussion verwandte Dokumente anzuzeigen.
Lassen Sie KI das Dokumentenmanagement vereinfachen
BPA Cognitive Search steigert die menschliche Intelligenz, um die richtigen Dokumente zu finden, indem einem Chatbot häufige Fragen gestellt werden. Der KI-Algorithmus listet zeitnah die am besten passenden Dokumente auf. Mit dem intelligenten Suchverfeinerungssystem „Ähnliche suchen“ finden Benutzer relevante Dokumente wie nie zuvor auf der Grundlage Ihrer eigenen Ähnlichkeitsmuster.
Verbessern Sie die Entscheidungsfindung mit Business Intelligence
Das Softwaremodul zur Dokumentenkontrolle ist nahtlos in Microsoft Power BI integriert und bietet unbegrenzte Berichtsmöglichkeiten. Unter den interessanten DMS-bezogenen Berichten ist die Dokumentenschulungsmatrix ein interaktiver Business-Intelligence-Bericht, der die Nachverfolgung von Dokumentenschulungen vereinfacht und schnellere Entscheidungen ermöglicht. Benutzer erhalten sofort Informationen darüber, welche Mitarbeiter eine Schulung für bestimmte Dokumente benötigen.
Machen Sie mehr mit Microsoft 365-Technologien
Das Softwaremodul zur Dokumentenkontrolle nutzt Microsoft 365-Technologien wie Teams, Power Platform und SharePoint für ein ultimatives Benutzererlebnis auf jedem Gerät. Passen Sie Ihre IT-Strategien an, um die Sicherheit zu gewährleisten und die Kosten bei der Verwaltung von Dokumenten zu senken.
Engagierend
Steigern Sie die Benutzererfahrung und haben Sie Spaß!
Agil
Werten Sie Ihre vorhandenen Vermögenswerte auf und seien Sie einzigartig!
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Moderne Technologien ermöglichen und intelligent vorgehen!
Produkt: BPAQuality365
OIKEN ist ein DSO, ein Verteilnetzbetreiber, der Strom-, Wärme-, Multimedia- und Wassernetze sowie alles, was mit der Außenbeleuchtung zusammenhängt, verwaltet. Mit über 550 Mitarbeitern hat das Unternehmen erfolgreich das gebrauchsfertige All-in-One eQMS von BPA implementiert, um ISO 9001, ISO 14001 und Valais Excellence zu erreichen.
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Schweiz
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Wir haben die Arbeitsbelastung im Bereich Betrieb und Qualität durch die Automatisierung von Abläufen reduziert. Die eQMS-Einführung in allen unseren 16 Märkten wurde mit BPA-Tools vereinfacht. Mit dem BPA-Migrationsassistenten war das Kopieren der BPA-Einstellungen von einer Site auf eine andere ...
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