Erfolgsgeschichte des Oxford Pharmacy Store

Zusammenfassung

Oxford Pharmacy Store (OPS) ist auf den Großhandel und Vertrieb von verschreibungspflichtigen Medikamenten und anderen pharmazeutischen Produkten an Krankenhäuser des National Health Service (NHS) und andere Gesundheitsdienstleister im gesamten Vereinigten Königreich spezialisiert.

Herausforderung

Was war Ihr Problem und welche Herausforderungen hinderten Sie daran, das Problem einfach zu lösen?

Wir verfügten über ein papierbasiertes Qualitätssystem, dessen Verwaltung mit der Expansion zu schwierig wurde. Manchmal wurden Kundenbeschwerden auch vergessen, weil jemand die Papierakte verlegt hatte. Deshalb haben wir versucht, Dateien elektronisch mit gesichertem Dateiaustausch auszutauschen und E-Mails an die betroffenen Personen zu senden, aber auch das war nicht mehr zu bewältigen. Die Genehmiger erhielten zu viele E-Mails und es war ihnen unmöglich, alle Aufgaben zu erledigen. Wir brauchten ein Dashboard, das alles an einem Ort konzentriert, also machten wir uns auf die Suche nach einer digitalen QMS-Lösung.

Wie haben Sie von unserer Lösung erfahren? Haben Sie andere Anbieter in Betracht gezogen? Nach welchen Kriterien haben Sie BPA und Microsoft ausgewählt?

Die für die Suche nach einer neuen Lösung verantwortliche Person hatte Trackwise bereits bei einem früheren Auftrag verwendet, fand es jedoch ineffektiv und umständlich. Auch in einer früheren Position in einem Krankenhaus erlebte er, wie SharePoint sehr effektiv zur Verwaltung von Nachverfolgungsdokumenten eingesetzt wurde. Als er herausfand, dass das BPA QMS auf SP basierte, wusste er, dass dies eine großartige Lösung für alle seine Anforderungen sein würde.

Die Webparts erfüllen so ziemlich alles, was OPS wollte. Wir hatten ein sehr selektives Kriterium, um jedes Dokument in den Beschwerden nicht nur speichern, sondern auch gemeinsam verwalten und live damit arbeiten zu können. BPA Solutions ermöglicht uns all das.

Was war die implementierte Lösung? Wie wurden Ihre Herausforderungen bewältigt?

Wir haben viele Standardfunktionen in BPA verwendet, aber die Möglichkeit, diese anzupassen, war für uns von entscheidender Bedeutung, um unsere ganz individuellen QMS-Anforderungen zu erfüllen.

Deshalb haben wir die Beschwerdefunktion stark angepasst. Die Möglichkeit, die Beschwerden in einer SharePoint-Umgebung deutlich schneller zu bearbeiten, steigerte die Qualität der Beziehung zu unseren Kunden.

Da es sich bei uns um hochpreisige Produkte handelt, dürfen diese nicht zu lange außer Haus sein: Zeit ist bei uns ein entscheidender Faktor, Zeit zu sparen bedeutet also, Geld zu sparen.

Die Beschwerden werden von der Kundendienstabteilung protokolliert und die Qualitätsabteilung verfolgt und bearbeitet die Beschwerden: Auch die Zusammenarbeit zwischen den Teams ist viel effektiver, seit wir BPA verwenden.

Strategie

Wie haben Sie die Lösung implementiert? Wie lange hat es gedauert?

Die Lösung wurde hauptsächlich von einer Person implementiert, die für die Schulungen, Anpassungen und das Feedback direkter Kontakt zu BPA war. Anschließend testete das Qualitätsteam die Lösung. Es war auch sehr vorteilhaft, nur einen Ansprechpartner zu haben, da alles zentralisiert war.

Es dauerte 8 Monate, bis wir das veraltete Papiersystem in die Lösung integrieren konnten, und nach einem Jahr lief alles reibungslos.

Wir haben an einem bestimmten Datum mit einer neuen Leinwand begonnen und die beiden Systeme liefen nie gleichzeitig.

Wir konnten die Produkt- und Kundenlisten problemlos importieren.

Die größte Herausforderung für uns war die Art und Weise, wie der Arbeitsablauf funktionieren sollte. Was bei einem papierbasierten Prozess funktionierte, konnte bei einer digitalen Lösung nicht immer funktionieren, daher mussten wir den Arbeitsablauf überdenken und neu gestalten. Aber dadurch wurde es effizienter und viel schneller.

Ergebnisse

Welche Ergebnisse haben Sie mit BPA Solutions erzielt – sowohl anekdotisch als auch messbar?

Uns liegen die Daten nicht vor, aber wir wissen, dass wir viel Zeit gespart haben: Wir konnten Verzögerungen bei der Bearbeitung von Kundenbeschwerden verhindern und es besteht kein Risiko, dass Kunden vergessen werden, wie es manchmal beim papierbasierten System der Fall war.

Wir haben die Zahlen noch nicht, aber wir wissen, dass BPA uns auch im Hinblick auf Kosteneinsparungen geholfen hat: Es gibt eine beträchtliche Menge an Produkten, die nicht mehr weggeworfen werden, weil wir in der Lage sind, Kundenbeschwerden schnell zu bearbeiten. Wir können die Produkte nun retten und verhindern, dass sie verschwendet werden.

Die Integration eines QMS in die Office365-Plattform erleichterte den Anwendern die Arbeit erheblich, da sich durch das SSO und die Anbindung an andere bereits bekannte Anwendungen der Schulungsaufwand auf ein Minimum reduzierte.

Gab es etwas Spektakuläres daran, wie einfach es war, Mitarbeiter einzusetzen oder einzubinden?

Das IT-Team war äußerst zufrieden mit der einfachen Installation und Bereitstellung der Lösung. Sie benötigten keine zusätzlichen Ressourcen, und da dies schnell erledigt wurde, lastete kein zusätzlicher Druck auf ihnen.